Comment utiliser le SCE?

23/03/2018

Tickets de caisse d’un système de caisse enregistreuse

Ticket de caisse peu importe la nature des opérations

Ticket de caisse peu importe la qualité du client

Moment de la délivrance du ticket de caisse:

 

Règles particulières en matière d’exigibilité:

 

Facturation

Journal des recettes

Différence avec les notes ou reçus

Installation technique d’un système de caisse enregistreuse

Tickets de caisse d’un système de caisse enregistreuse

Dès que le seuil de 25.000 EUR est dépassé, l’assujetti est tenu de délivrer des tickets de caisse au moyen d’un système de caisse enregistreuse, selon les modalités qui suivent.  Pour une explication technique détaillée du système de caisse enregistreuse et de l’arrêté royal du 30.12.2009 fixant la définition et les conditions auxquelles doit répondre un système de caisse enregistreuse dans le secteur horeca, il est renvoyé à la circulaire AGFisc n°33/2016 (n° E.T.124.747) dd. 08.11.2016.

Le ticket de caisse doit contenir au minimum les données suivantes (v. article 2, 4° de l’arrêté royal du 30.12.2009 et, en fonction du calcul des données de contrôle par le module de contrôle, comme prévu à l’article 2, 7°, de l’AR du 30.12.2009) :

  • la dénomination complète « TICKET DE CAISSE TVA »;
  • l’identification de l’assujetti, avec mention de son nom ou de sa dénomination sociale, de son adresse et de son numéro d’identification  à la TVA tel que visé à l’article 50 du Code de la TVA;
  • la date et l’heure de délivrance du ticket de caisse TVA (générées par le système de caisse);
  • le numéro de ticket continu issu d’une série ininterrompue (généré par le système de caisse);
  • l’identification de l’utilisateur (de manière à pouvoir l’identifier au sein de l’entreprise);
  • les opérations enregistrées (description PLU, quantité, prix dû et référence au taux de TVA applicable), qui visent également les opérations de correction (annulations, corrections, …) qui ne sont pas reprises sur un ticket distinct;
  • le montant dû total du ticket, TVA comprise;
  • la base d’imposition par taux de TVA applicable;
  • le montant de la TVA due;
  • la ristourne et les montants rendus;
  • l’identification de la caisse si l’assujetti en utilise plusieurs;
  • les huit (8) derniers caractères de l’algorithme élaboré par le système de caisse sur base de toutes les données PLU du ticket (description PLU, quantité, prix dû et référence au taux de TVA applicable);
  • les données de contrôle générées et envoyées par le module de contrôle;
  • l’identification du système de caisse avec le numéro de fabrication, ainsi que la mention du numéro de version du logiciel de caisse qui y est installé.

 

En ce qui concerne l’identification de l’assujetti fournisseur ou prestataire, il est admis que l’adresse de l’établissement soit reprise sur le ticket de caisse, à la place du domicile ou du siège social de l’assujetti, pour autant que tant la dénomination que le numéro de TVA soient correctement repris sur le ticket de caisse.

Le ticket de caisse mentionne également la dénomination usuelle ainsi que le prix des biens livrés ou des services prestés. Ces données sont essentielles à la détermination de l’opération et du taux d’imposition. En l’absence de mention suffisamment détaillée des articles vendus, l’application d’un taux de TVA réduit ne peut pas non plus être justifiée. Dans certains cas exceptionnels seulement comme, par exemple, 100 bouteilles de vin différentes, il est admis que la description de l’article soit générale, par exemple 10 catégories de prix différentes pour le vin.

Certains systèmes de caisse enregistreuse permettent l’impression d’un ticket de caisse simplifié.  Il s’agit en l’occurrence d’une copie du ticket de caisse ordinaire qui ne reprend toutefois pas d’information détaillée sur le service fourni. Le ticket de caisse simplifié n’est pas automatiquement imprimé mais bien à la demande du client, et il porte une référence au ticket de caisse détaillé. Préalablement, un ticket de caisse détaillé est toujours délivré. L’impression d’un ticket de caisse simplifié est également conservée de manière irréversible dans le fiscal data module.

Contrairement aux dispositions prévues à l’article 22 de l’arrêté royal n° 1, les dispositions de l’article 21bis de l’arrêté royal n° 1 ne prévoient pas que le ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse peut être remplacé par une facture, même si celle-ci est émise au moment de la livraison ou de l’achèvement du service. Sous certaines conditions, une facture peut être générée au moyen du système de caisse enregistreuse, sous la forme d’un ticket de caisse. Même ce type de facture ne peut jamais remplacer le « ticket de caisse TVA » d’un système de caisse enregistreuse.

A l’inverse, la délivrance du ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse ne dispense pas l’assujetti de délivrer une facture lorsque la prestation est effectuée pour un assujetti ou une personne morale non assujettie (article 53, § 2, du Code de la TVA).

Ticket de caisse peu importe la nature des opérations

Un ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse doit être délivré pour toutes les opérations effectuées dans l’exercice de l’activité économique et qui ont un rapport avec la fourniture de repas et de boissons, que les boissons soient fournies ou non au cours du repas, en ce compris toutes les ventes de nourriture et de boissons dans l’établissement concerné (art. 21bis, § 1er, alinéa 1er, de l’arrêté royal n° 1).

L’attention est également attirée sur le fait que la délivrance au client d’un ticket pro forma qui peut être généré par le système de caisse enregistreuse n’est pas suffisante. Le client doit recevoir le ticket de caisse TVA généré par le système de caisse enregistreuse.

L’attention est attirée sur le fait que le ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse doit être délivré quelle que soit la nature de l’opération (par exemple même pour la livraison de repas à emporter et pour la livraison ou la fourniture de boissons en dehors du cadre d’un repas). Toutes les autres ventes de nourriture et de boissons dans l’établissement concerné sont également visées (par exemple les livraisons de pain dans une boulangerie avec salon de consommation).

Lorsque le seuil de 25.000 EUR en matière de services de restaurant et de restauration, à l’exclusion de la fourniture de boissons, est dépassé, des tickets de caisse d’un système de caisse enregistreuse ne doivent être délivrés pour la location de tables, chaises, assiettes, verres, personnel pour le service et autres activités similaires pour lesquels un prix distinct est porté en compte que si cette location se rapporte à un événement pour lequel l’assujetti concerné effectue également des services de restaurant ou de restauration.

Les opérations qui se situent en dehors de la sphère alimentaire ne sont pas visées par le système de caisse enregistreuse. Il s’agit entre autres ici de la vente de meubles, du droit d’accès à l’espace bien-être, au casino, au bowling, à la plaine de jeu intérieure, aux spectacles ou animations, du droit d’entrée dans un dancing,….  Il est toujours admis de reprendre ces opérations de manière volontaire dans le système de caisse enregistreuse.

Il en va de même pour les services de restaurant et de restauration effectués à l’étranger étant donné que la législation belge n’est pas applicable à de telles opérations. Les opérations effectuées à l’étranger peuvent toutefois être reprises dans le système de caisse enregistreuse sur base volontaire (en tenant compte du fait que dans la déclaration à la TVA belge ces opérations effectuées à l’étranger doivent être clairement distinguées des opérations effectuées en Belgique).

Il n’y a pas non plus lieu de délivrer de ticket de caisse au moyen du système de caisse enregistreuse pour les opérations à la sortie exceptionnelles telles que la vente d’un bien d’investissement.

Exemple opérations en dehors de la sphère alimentaire

Des activités de bien-être et des activités de restaurant sont exercées dans un même établissement. Si un système de caisse enregistreuse est mis en service, il n’y a pas lieu de délivrer des tickets de caisse pour l’activité bien-être puisqu’elle n’est pas considérée comme ayant un rapport avec la fourniture de repas et de boissons.

Exemple opérations dans la sphère alimentaire

Un boulanger effectue des services de restaurant en exploitant un salon de consommation et dépasse le seuil de 25.000 EUR.

Des tickets de caisse doivent être délivrés au moyen d’un système de caisse enregistreuse, tant pour les ventes dans le salon de consommation (prestations de restauration) que pour celles dans la boulangerie (livraison de nourriture ou de boissons).

Exemple salle de fête

Pour l’exploitation d’une salle de fête, le seuil de 25.000 EUR en matière de services de restaurant et de restauration, à l’exclusion de la fourniture de boissons, est dépassé.

Le montant de la location de la salle ne doit être repris sur le ticket de caisse du système de caisse enregistreuse que lorsqu’il s’agit d’un événement pour lequel l’exploitant de salle des fêtes fournit des services de restaurant ou de restauration.

Exemple commerce de meubles

Un commerce de meubles qui exploite en son sein une cafétéria dépasse le seuil de 25.000 EUR pour les services de restaurant, à l’exclusion de la fourniture de boissons, fournis dans cette cafétéria.

Des tickets de caisse doivent être délivrés au moyen d’un système de caisse enregistreuse pour toutes les opérations effectuées au sein de la cafétéria et qui ont un rapport avec la fourniture de repas et de boissons. Par contre, aucun ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse ne doit être délivré pour la vente de meubles.

Exemple vente d’un bien d’investissement

Une entreprise horeca qui utilise un système de caisse enregistreuse possède un véhicule de société. En cas de vente de ce véhicule de société, aucun ticket d’un système de caisse enregistreuse ne doit être délivré pour cette opération à la sortie.

Il est à noter également que le chiffre d’affaires résultant de cette vente n’est pas repris dans le calcul du seuil.

Exception supermarché

En pratique, il arrive qu’un supermarché prévoie un espace pour la consommation sur place de nourriture et de boissons. L’administration admet que le ticket de caisse du système de caisse enregistreuse ne soit délivré que pour les services de restaurant et de restauration. Les ventes, même de nourriture et de boissons, dans l’espace magasin même ne doivent pas être reprises dans le système de caisse enregistreuse, à moins que les services de restaurant et de restauration soient portés en compte avec les ventes effectuées dans le magasin ou qu’il ne soit pas inhabituel que la nourriture et les boissons achetés dans le magasin soient consommés dans l’espace de consommation.

Exception magasins non alimentaires

Si dans un magasin non alimentaire (par exemple un magasin de vêtements), est offert un assortiment limité de produits alimentaires qui, par la nature des produits et leur conditionnement, ne sont pas destinés à une consommation immédiate, aucun ticket d’un système de caisse enregistreuse ne doit être délivré, à condition que la vente de ces biens ne soit pas enregistrée en même temps que les opérations pour lesquelles existe effectivement l’obligation de délivrer un ticket d’un système de caisse enregistreuse.

Exception distributeurs automatiques

L’administration accepte que la nourriture et les boissons fournies par le biais d’automates soient, pour l’application du taux de TVA, sans distinction censés avoir fait l’objet d’une simple livraison, quelle que soit donc la place où se trouvent les automates.

Ces livraisons n’entrent pas en ligne de compte dans le calcul du seuil.

Si le seuil de 25.000 EUR est dépassé, des tickets de caisse d’un système de caisse enregistreuse doivent en principe être délivrés pour toutes les ventes de nourriture et de boissons dans l’établissement concerné. Pour des raisons pratiques, cette obligation ne vaut toutefois pas pour les ventes effectuées via un automate.

Exception transport international de passagers

Pour des raisons pratiques, aucun ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse ne doit être délivré à bord d’un avion.  Il n’y a pas non plus lieu de délivrer de ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse à bord d’un bateau ou d’un train utilisé pour le transport international de passagers.

Ticket de caisse peu importe la qualité du client

Il y a lieu de remarquer que, contrairement à l’article 22 de l’arrêté royal n° 1 qui prévoit que la note ou le reçu peuvent, sous certaines conditions, être remplacés par une facture complète, l’article 21bis de l’arrêté royal n° 1 ne prévoit pas cette possibilité pour les tickets d’un système de caisse enregistreuse. Cela signifie que le ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse doit toujours être délivré et ne peut jamais être remplacé par une facture.

Le ticket de caisse doit être délivré quelle que soit la qualité du client. L’émission d’une facture ne peut jamais remplacer la délivrance d’un ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse, pas même lorsque la facture est émise à l’achèvement du service ou au moment de la livraison.

Il est également à noter que l’émission d’un ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse ne peut jamais remplacer une facture ).

Moment de la délivrance du ticket de caisse

Conformément à l’article 21bis, § 1er, alinéa 2, de l’arrêté royal n° 1, le ticket de caisse du système de caisse enregistreuse doit être délivré au moment de l’achèvement du service ou de la livraison de biens.

Remarque: vouchers à usage multiple

Aucun ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse ne doit être délivré au moment de la vente d’un voucher à usage multiple (MPV) comme un bon ou un chèque-cadeau qui peut être échangé contre des biens et des services soumis à des taux de TVA différents. La vente ne peut pas non plus être reprise dans la déclaration à la TVA étant donné que l’on ne sait pas encore pour quoi le chèque sera utilisé. Le MPV peut être échangé contre des repas et des boissons (livraison ou service) soumis à des taux de TVA différents.

La répartition du montant par taux de TVA n’est connue que lorsque le bon ou le chèque est échangé auprès de l’exploitant d’un établissement ou auprès d’un traiteur qui effectuent des prestations de restaurant ou de restauration. C’est à ce moment-là qu’un ticket d’un système de caisse enregistreuse doit être délivré et que l’opération doit être reprise dans la déclaration à la TVA.  Le ticket de caisse contient des informations détaillées sur l’opération fournie. Le bon est repris comme moyen de paiement dans le système de caisse enregistreuse.

Le restaurateur ou traiteur émettra un ticket de caisse au client reprenant des informations détaillées sur l’opération fournie même lorsque le bon a été émis par un intermédiaire, et le bon sera repris dans le système de caisse enregistreuse comme moyen de paiement. Le restaurateur ou traiteur présentera ensuite le bon pour paiement à l’intermédiaire. C’est toutefois l’intermédiaire (prestataire de services) qui est tenu d’émettre une facture au restaurateur ou traiteur (cocontractant) à concurrence du montant de sa commission.

Premier régime dérogatoire optionnel pour le moment de la délivrance

Le ticket de caisse doit en principe être délivré au moment de l’achèvement du service, le cas échéant à l’issue de l’évènement. Ce n’est cependant pas toujours possible en pratique, notamment pour les services de restauration sur place, pour les services de traiteur ou pour les services de restaurant effectués par des exploitants de salle des fêtes. L’administration admet dès lors le régime dérogatoire qui suit (voir exemples).

Aucun ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse ne doit être délivré au moment de l’achèvement du service lorsque ce n’est pas possible en pratique, à condition que l’opération ait été enregistrée au préalable dans le système de caisse à concurrence de la valeur de l’offre, du bon de commande ou d’une valeur estimée, et que les corrections éventuelles soient enregistrées dans le système de caisse dans les 7 jours calendrier qui suivent l’évènement. Les deux tickets de caisse doivent être délivrés au client, le cas échéant avec la facture, et au plus tard le 15e jour du mois qui suit celui au cours duquel le service a été effectué.

Exemple fête de communion ou fête laïque

Le traiteur reçoit un acompte de 300 EUR pour une fête de communion. Il encode l’acompte dans le système de caisse enregistreuse étant donné que la TVA est exigible et que cet acompte doit être repris dans la déclaration à la TVA.

Le traiteur enregistre l’opération dans le système de caisse enregistreuse avant de partir pour la fête, à concurrence de la valeur de l’offre. Pour une offre de 1000 EUR, il faut encore encoder 700 EUR compte tenu de l’acompte déjà enregistré. La fête de communion est alors irrévocablement enregistrée dans le système de caisse enregistreuse.

Scénario 1

Après la fête, le traiteur constate que l’offre de 1000 EUR était correcte. Il n'y a dès lors pas lieu d'apporter une correction dans le système de caisse enregistreuse. Les deux tickets de caisse (respectivement d’une valeur de 300 et de 700 EUR) doivent être délivrés au client, par exemple à l’issue de la fête, et au plus tard le 15e jour du mois qui suit celui au cours duquel le service de restauration a été effectué. Etant donné que le client est un particulier, une facture peut être émise mais ce n'est pas obligatoire.

Scénario 2

Le traiteur constate que plus de personnes que prévu sont présentes à la fête de communion, ce qui entraîne un supplément de 200 EUR. Après la fête, et dans les 7 jours calendrier qui suivent, le traiteur enregistre ces 200 EUR supplémentaires dans le système de caisse enregistreuse.

Les trois tickets de caisse (respectivement d’une valeur de 300, 700 et 200 EUR) doivent être délivrés au client, au plus tard le 15e jour du mois qui suit celui au cours duquel le service de restauration a été effectué. Etant donné que le client est un particulier, une facture peut être émise mais ce n'est pas obligatoire.

Exemple réception

Un traiteur s'occupe pour un assujetti d'une réception comprenant des bouchées, des boissons et le service. Un prix forfaitaire a été fixé pour la réception d’une durée prédéterminée. Devront être ajoutées à ce montant les éventuelles heures supplémentaires de réception, ainsi que celles consacrées au chargement, déchargement et transport.  Une facture doit être établie pour le tout et sera soumise au client assujetti pour paiement.

L'événement est encodé à l'avance dans le système de caisse enregistreuse, sur base de l’offre. Les suppléments (heures de réception supplémentaires et heures prestées pour le chargement, déchargement et transport) sont encodés dans le système de caisse enregistreuse par la suite (dans les 7 jours calendrier qui suivent la réception).

Etant donné que le client est un assujetti, une facture doit être émise. Cette émission ne doit cependant avoir lieu que pour le 15e jour du mois qui suit celui au cours duquel l'opération a eu lieu. Les deux tickets de caisse (l’offre et les corrections) doivent également être délivrés endéans ce délai et peuvent, le cas échéant, être joints à la facture.

Exemple salle de fête

Un exploitant de salle de fête dépasse les 25.000 EUR lors du calcul du seuil et est dès lors tenu d’utiliser un système de caisse enregistreuse. Dans sa salle se déroule un événement au cours duquel les boissons ne peuvent être obtenues que via des tickets boisson. L’organisateur de l’événement vend les tickets aux personnes présentes.  A l’issue de l’événement, l’exploitant de la salle totalise tous les tickets boisson échangés et les porte en compte à l’organisateur. Bien qu’étant un particulier, l’organisateur désire recevoir une facture reprenant les tickets boisson.

Un ticket de caisse d'une valeur égale au montant de l’offre (on a, par exemple, estimé que 500 tickets seraient vendus), est généré à l’avance au moyen du système de caisse enregistreuse. Après avoir compté les tickets boisson, et dans les 7 jours calendrier qui suivent l’évènement, les corrections nécessaires sont encodées dans le système de caisse enregistreuse (seuls 450 tickets ont, par exemple, été vendus). Les deux tickets de caisse doivent être délivrés au client et peuvent, le cas échéant, être joints à la facture.

Comme le client est un particulier, une facture peut être émise mais ce n’est pas obligatoire.

Exemple diner VIP dans un stade de football

Un dîner est organisé avant un match dans l'espace VIP d'un stade de football. La commande porte sur 480 personnes. Un prix forfaitaire a été fixé. Une heure avant le début du dîner, il y a une réservation supplémentaire pour 5 personnes.

L’offre pour les 480 personnes est encodée à l'avance dans le système de caisse enregistreuse. Par la suite (dans les 7 jours calendrier qui suivent le diner), sont encodés les suppléments pour 5 personnes.

Si le client est un assujetti ou une personne morale non assujettie, une facture doit être émise. Cette émission ne doit cependant avoir lieu que pour le 15e jour du mois qui suit celui au cours duquel l'opération a été effectuée (voir le point 3.6.). Les deux tickets de caisse doivent également être délivrés et peuvent, le cas échéant, être joints à la facture.

Deuxième régime dérogatoire optionnel pour le moment de la délivrance pour les opérations de restauration et les services traiteurs B2B et B2G

Afin de remédier aux difficultés pratiques spécifiques aux opérations de restauration et services de traiteur B2B et B2G (services destinés à des assujettis ou à des personnes morales non assujetties), une tolérance générale a également été prévue pour les opérations de restauration et les services de traiteur pour lesquels existe une obligation d’émettre une facture au cocontractant. (voir exemples).

Pour les opérations de restauration et services de traiteur pour lesquels existe une obligation d’émettre une facture au cocontractant, aucun ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse ne doit être délivré à l’achèvement du service lorsque ce n’est pas possible en pratique, pour autant qu’au moins un ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse soit généré par mois et que celui-ci reprenne toutes les opérations effectuées pour un client déterminé au cours de cette période et qui doivent être reprises dans le système de caisse enregistreuse. L'administration accepte que le contenu de ce ticket de caisse mensuel soit également limité au montant total par taux de TVA à condition que la facture (ou l’annexe qui fait partie intégrante de la facture) contienne un détail complet.

Ce ticket de caisse, de même que la facture obligatoire, doivent être émis au client au plus tard le 15e jour du mois qui suit celui au cours duquel le service a eu lieu. Si la facture est délivrée de manière électronique, il est en outre admis que le ticket de caisse soit délivré au client avec la facture électronique, sous la forme d’un fichier PDF.

Exemple restaurant d'entreprise

Un traiteur fournit quotidiennement les repas au sein d’un restaurant d’entreprise.  Le prix porté en compte par le traiteur à l’entreprise dépend du nombre de repas vendus durant le mois en cours. Outre les services de restauration, des services accessoires comme des frais de personnel et d’entretien sont également facturés.

Compte tenu de l’obligation de facturer, le régime dérogatoire pour les services de restauration en B2B peut être appliqué. A la fin du mois, lorsque le prix est connu, un ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse est généré. Le ticket de caisse reprend également les frais de personnel et d’entretien accessoires, étant donné qu’ils sont en rapport avec les repas et boissons fournis.

Le ticket de caisse, ainsi que la facture obligatoire, doivent être émis au plus tard le 15e jour du mois qui suit celui au cours duquel les opérations ont été effectuées. Si la facture est émise de manière électronique, il est en outre admis que le ticket de caisse soit délivré au client sous la forme d’un fichier PDF, avec la facture électronique.

Exemple traiteur B2B

Un traiteur fournit un grand nombre de services de traiteur sur place. Ses clients sont principalement des assujettis, pour qui il effectue souvent plusieurs opérations par mois.

Compte tenu de l’obligation de facturer, le régime dérogatoire pour les services de restauration en B2B peut être appliqué. Un ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse est généré par mois par client assujetti, et celui-ci reprend toutes les opérations du mois calendrier qui précède.

Le ticket de caisse, ainsi que la facture obligatoire, doivent être émis au plus tard le 15e jour du mois qui suit celui au cours duquel les opérations ont été effectuées. Si la facture est émise de manière électronique, il est en outre admis que le ticket de caisse soit délivré au client sous la forme d’un fichier PDF, avec la facture électronique.

Règles particulières en matière d’exigibilité

Clients particuliers : principe de l’encaissement

Lorsque les services (de restauration) sont effectués pour un particulier, la TVA ne devient exigible que lors de l'encaissement du prix, même si une facture a été émise sur base volontaire (v. article 22bis, § 3, du Code de la TVA).

Si le client n'a pas encore payé à la fin de la période de déclaration au cours de laquelle l'événement a eu lieu, lors du remplissage de la déclaration, l'opération peut être portée en diminution du chiffre d'affaires provenant des rapports journaliers du système de caisse enregistreuse et c’est ce résultat qui est repris dans la déclaration à la TVA. Dans la période de déclaration au cours de laquelle le paiement est reçu, l'opération doit être ajoutée au chiffre d'affaires provenant des rapports journaliers du système de caisse enregistreuse afin de compléter la déclaration à la TVA. Cela peut de toute façon toujours être appliqué quand il apparaît, lors du remplissage de la déclaration TVA, que la TVA sur les opérations qui devaient être incluses dans le système de caisse enregistreuse n’est pas encore exigible.

Le prestataire de services peut toutefois décider d'acquitter la TVA au Trésor de manière anticipée afin de ne pas devoir procéder aux corrections précitées.

Réception d’un acompte

A strictement parler, aucun ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse ne doit être délivré lors de la réception d'un acompte car la livraison de biens n’a pas encore eu lieu ou la prestation de services n’est pas achevée. Le paiement d'un acompte rend toutefois la TVA exigible et doit donc être repris dans la déclaration à la TVA.  Etant donné que les rapports journaliers du système de caisse enregistreuse remplacent le journal des recettes, tout acompte doit être encodé dans le système de caisse enregistreuse. Le chiffre d’affaires provenant des rapports journaliers peut ainsi être repris dans la déclaration périodique à la TVA sans devoir effectuer de corrections.

Du moment que l’opération est reprise dans la déclaration périodique à la TVA relative à la période au cours de laquelle l’acompte a été payé, cela ne pose pas de problème que les acomptes payés par virement soient enregistrés avec un peu de retard dans le système de caisse enregistreuse, par exemple au moment de la vérification des extraits de compte bancaires.

Le ticket de caisse du système de caisse enregistreuse généré lors de l’encodage de l’acompte doit être délivré au client.  Il suffit toutefois qu’il soit délivré avec le ticket de caisse du système de caisse enregistreuse constatant la livraison de biens ou l’achèvement du service. 

Remarque taux de tva sure   acompte

Le taux de TVA applicable en matière d’acompte est, en principe, le taux normal de 21 %.  On ne peut y déroger que si l’assujetti peut justifier l’application d’un taux réduit au moment du paiement de l’acompte.  La preuve de l’application d’un taux réduit à une partie de la base d’imposition pourrait résider dans le fait qu’il s’agit d’un prix tout inclus auquel une clé de répartition est appliquée ou encore dans le fait que l’acompte versé se rapporte clairement au repas, etc.

La conservation de l’acompte en cas d’annulation de la réservation constitue une indemnité qui ne doit pas être soumise à la taxe. Lorsque l’acompte a déjà été repris dans la caisse (avec application de la TVA), une correction peut alors être effectuée.

Le calcul de « frais de non-présentation » parce que le client ne se présente pas est également considéré comme une indemnité compensatoire et ne doit par ailleurs pas être repris dans la caisse enregistreuse. Ces indemnités peuvent toutefois être reprises, par exemple lorsque cela est plus facile au niveau organisationnel.

Facturation

Lorsque le client est un assujetti ou une personne morale non assujettie, une facture doit toujours être émise en plus du ticket de caisse du système de caisse enregistreuse, conformément à l’article 53, § 2, alinéa 1er, du Code de la TVA.

En vertu de l’article 4, de l’arrêté royal n° 1, la facture doit être émise au plus tard le 15e jour du mois qui suit le moment de la livraison, de l’achèvement du service ou du paiement de l’acompte.

Cette facture doit être reprise dans le facturier de sortie, en suivant une numérotation ininterrompue. Au moment de compléter la déclaration à la TVA, le montant de cette opération doit être porté en diminution du chiffre d’affaires total repris dans le système de caisse enregistreuse afin que l’opération en question ne soit pas reprise deux fois dans la déclaration à la TVA.

La délivrance d’un ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse ne peut dès lors jamais remplacer l’émission d’une facture. La facture est une pièce comptable qui constate en principe un fait générateur. Le ticket d’un système de caisse enregistreuse, est comme la note ou le reçu un document de contrôle qui constate l’exécution d’un service au moment de l’achèvement de ce service.

Si une note de crédit est émise pour une opération reprise dans le système de caisse enregistreuse, elle doit également être encodée dans ce système.  Le total des données encodées doit en effet restituer le chiffre d’affaires horeca exact.  Au moment de compléter la déclaration à la TVA, le montant de la note de crédit doit être ajouté au chiffre d’affaires total repris dans le système de caisse enregistreuse afin que la note de crédit ne soit pas reprise deux fois dans la déclaration à la TVA.

Il est admis qu’après la délivrance d’un « ticket de caisse TVA » au moyen du système de caisse enregistreuse afin de satisfaire à l’obligation prévue par l’article 21bis de l’arrêté royal n° 1, la facture soit émise sous la forme d’un ticket de caisse généré par le système de caisse enregistreuse.  Même dans un tel cas, la facture ne peut jamais remplacer le ticket de caisse enregistreuse et les conditions qui suivent doit en outre être respectées :

  • le système de caisse enregistreuse établit d’abord un ticket de caisse et peut seulement ensuite également générer une facture pour la même opération, et ce à la demande de l’utilisateur;
  • la facture doit comporter l’ensemble des mentions obligatoires de l’article 5 de l’arrêté royal n° 1 (dont le nom, l’adresse et le numéro d’identification du client);
  • la facture comporte la mention « Facture » au lieu de « Ticket de caisse TVA »;
  • les tickets-factures comportent, pour toutes les factures émises par un système de caisse enregistreuse, une numérotation en continu distincte de celle du facturier de sortie, en plus d’une référence au numéro du ticket de caisse d’origine;
  • les données de tous les tickets-factures générés peuvent être obtenues dans le système de caisse enregistreuse sous la forme d’un sous-facturier de sortie;
  • les tickets-factures sont également verrouillés et conservés par le système de caisse enregistreuse mais les données de contrôle ne sont toutefois pas imprimées sur le ticket-facture.

Journal des recettes

L’assujetti qui utilise un système de caisse enregistreuse et respecte l’ensemble de la réglementation en la matière est dispensé de l’obligation de tenir un journal des recettes par siège d’exploitation telle que visée à l’article 14, § 2, 3°, alinéa 1er, de l’arrêté royal n° 1. Les rapports requis doivent cependant être générés chaque jour au moyen du système de caisse enregistreuse (rapport financier et rapport utilisateur quotidiens, conformément à l’article 2, point 5, de l’arrêté royal du 30.12.2009 fixant la définition et les conditions auxquelles doit répondre un système de caisse enregistreuse dans le secteur horeca).

Toutefois, lorsque cet assujetti exploite différents établissements, il doit continuer à tenir le journal centralisateur visé à l’article 14, § 2, 3°, alinéa 4, de l’arrêté royal n° 1.  En cas d’utilisation d’un système de caisse enregistreuse, le journal centralisateur doit obligatoirement être tenu de manière électronique (voir le point 24 de la décision n° E.T.112.577 du 08.11.2007).

Différence avec les notes ou reçus

Lorsque le seuil de 25.000 EUR n’est pas dépassé, une note ou un reçu tel que visé à l’article 22, §1er, alinéa 1er, 2°, de l’arrêté royal n° 1 doit être délivré pour la fourniture de repas et des boissons y afférentes.  Contrairement au ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse, la note ou le reçu ne doit donc pas être délivré pour toutes les livraisons de nourriture de boissons effectuées dans l’établissement.

Exemple

Un boulanger avec salon de consommation ne dépasse pas le seuil de 25.000 EUR.

Des notes ou reçus tels que visés à l’article 22, de l’arrêté royal n° 1 doivent être délivrés uniquement pour les repas et boissons dans le salon de consommation et pas pour les ventes dans la boulangerie.

Une note ou un reçu peut être remplacé par une facture complète pour autant que cette dernière soit émise au client au moment de l’achèvement du service.  Un ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse ne peut quant à lui jamais être remplacé par une facture.

Les notes ou reçus doivent être commandés auprès d’un imprimeur agréé.  Les doubles des notes ou reçus délivrés doivent être conservés.  Les numéros des notes et reçus délivrés au cours de la journée doivent être inscrits chaque jour au journal des recettes.

Dans un système de caisse enregistreuse, toutes les opérations effectuées sont encodées.  Le ticket de caisse imprimé est délivré au client.  Toutes les données sont conservées de manière irréversible dans le système de caisse enregistreuse.  Le journal des recettes ne doit plus être tenu.  Les rapports requis doivent cependant être générés chaque jour au moyen de la caisse.

Installation technique d’un système de caisse enregistreuse

Etant donné que l’introduction du système de caisse enregistreuse dans le secteur horeca constitue une mesure anti-fraude, il va de soi que les tentatives visant à ne pas reprendre certaines opérations dans le système de caisse enregistreuse ne sont pas admises.

Un système de caisse enregistreuse :

  • est un appareil utilisé pour l’enregistrement des opérations à la sortie;
  • garantit l’irréversibilité des données encodées;
  • conserve toutes les données encodées (y compris tous les enregistrements : commandes, reprises, modifications, …) dans un journal électronique ou fichier-journal;
  • est équipé d’un module qui reçoit ces données, génère des données de contrôle et conserve toutes les données pertinentes.

 

Si un assujetti utilise :

  • à la fois un système de caisse nouveau ou existant dans lequel sont encodées en détail toutes les commandes et qui est relié à une fonction de gestion de table et/ou de cuisine/bar et
  • un second système de caisse dans lequel ces enregistrements sont simplement repris pour l’impression et la délivrance d’un ticket de caisse conformément à l’article 21bis, de l’arrêté royal n° 1,

 

les deux systèmes de caisse doivent comporter les mesures de sécurisation du système de caisse enregistreuse.  Les opérations à la sortie sont en effet d’abord enregistrées dans le premier système puis transférées dans le second.

En outre, l’attention est attirée sur le fait que l’ensemble des systèmes de caisse utilisés, de même que les données qui y sont stockées, doivent être conservés par l’assujetti conformément à l’article 60, du Code de la TVA

Pour une explication technique détaillée du système de caisse enregistreuse et de l’arrêté royal du 30.12.2009 fixant la définition et les conditions auxquelles doit répondre un système de caisse enregistreuse dans le secteur horeca, il est renvoyé à la circulaire AGFisc n°33/2016 (n° E.T.124.747) dd. 08.11.2016..

Autres questions liées au thème

  • Que faire si mon SCE est défectueux?

    Formalités administratives en cas de problèmes techniques
    En cas de problème technique à la VAT Signing Card (VSC)
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    En cas de problème technique au système de caisse

    Formalités administratives en cas de problèmes techniques

    A compter de la mise en service du système de caisse enregistreuse, l’assujetti est tenu d’être en possession d’une provision de notes ou reçus tels que visés à l’article 22, de l’arrêté royal n° 1 sur le lieu où le système de caisse enregistreuse est installé (art. 21bis, § 4, alinéa 2, de l’arrêté royal n° 1).

    En cas de disfonctionnement, pour quelle que raison que ce soit, du système de caisse enregistreuse, l’assujetti est tenu de délivrer une note ou un reçu (art. 21bis, § 4, alinéa 3, de l’arrêté royal n° 1).

    Afin de s’assurer qu’un assujetti qui utilise le système de caisse enregistreuse (parce qu’il y est obligé ou de manière volontaire) puisse à tout moment remplir ses obligations fiscales, il doit, en vertu de l’article 21bis, § 5, de l’arrêté royal n° 1, agir comme suit durant toute période au cours de laquelle son système de caisse enregistreuse n’est pas en état de fonctionner :

    • il conserve une provision de notes ou reçus à l’endroit où son système de caisse enregistreuse est installé.  Cette provision doit être suffisante compte tenu de l’étendue de son activité économique et disponible à compter de la date de mise en service de son système de caisse enregistreuse;
    • il informe le team SCE du SPF Finances, dans les 7 jours calendrier, des problèmes techniques de son système de caisse enregistreuse en envoyant un e-mail à secr.gksce@minfin.fed.be. Il y mentionne brièvement la nature du problème ainsi que la date et l’heure à partir desquelles plus aucun ticket de caisse correct n’a pu être émis par le système de caisse enregistreuse.  Dans le cas où le problème a déjà été résolu lors de l’envoi de ce mail, il mentionne également la date et l’heure à partir desquelles il peut à nouveau émettre des tickets de caisse corrects par son système de caisse enregistreuse, le nombre de notes ou de reçus délivrés et les numéros de début et de fin des notes ou reçus délivrés.  Dans le cas où le problème n’est pas encore résolu lors de l’envoi du premier mail, ces données feront l’objet d’un mail séparé;
    • lors de tout problème technique empêchant la délivrance d’un ticket de caisse enregistreuse correct au moyen du système de caisse enregistreuse, une note ou un reçu doit être délivré pour la fourniture de repas et de boissons consommées à l’occasion de ces repas.  L’attention est attirée sur le fait que durant la procédure de secours, la délivrance d’une note ou d’un reçu ne peut pas être remplacée par l’émission d’une facture, même si la facture est émise à l’achèvement du service ou au moment de la livraison.

     

    Les interruptions techniques doivent toujours être signalées.  Si cette procédure n’est pas suivie correctement et entièrement, l’assujetti est présumé ne pas avoir délivré de document de contrôle.

    En cas de problème technique à la VAT Signing Card (VSC)

    L’assujetti communique sans délai tout dysfonctionnement de la VSC qui lui a été attribuée au SPF Finances et en demande le remplacement.  La demande d’une VSC et sa mise hors service sont toutes deux effectuées par le biais de l’application internet (site internet du SPF Finances : finances.belgium.be > E-services > Module d’enregistrement du système de caisse enregistreuse).  En attendant, il applique la procédure telle que décrite ci-dessus.

    Dès que l’assujetti reçoit sa nouvelle VSC (de remplacement) du SPF Finances, il l’introduit sans délai dans le FDM, ce qui déclenchera l’activation unique avec code PIN.

    La VSC est considérée comme une pièce relative à l’activité exercée qui, sur base des articles 60 et 61 du Code de la TVA, doit être conservée durant la période légale ordinaire et être communiquée à toute requête d’un agent contrôleur.

    En cas de problème technique au Fiscal Data Module (FDM)

    L’assujetti informe sans délai l’administration de la mise hors service d’un FDM, de même que de la mise en service d’un nouveau FDM, par le biais de l’application internet  (site internet du SPF Finances : finances.belgium.be > E-services > Module d’enregistrement du système de caisse enregistreuse).

    Sur base des articles 60 et 61 du Code de la TVA, l’assujetti est tenu de conserver l’ensemble des données stockées dans le FDM durant la période légale ordinaire.  Il doit dès lors continuer à conserver le FDM complet.

    Toutefois, afin de permettre au distributeur/fabricant d’effectuer des analyses techniques (que ce soit ou non dans le cadre de la garantie légale), le FDM peut quitter son lieu d’installation d’origine pour autant que les conditions suivantes soient remplies :

    • l’assujetti effectue lui-même un copie complète (automatique) des données par le biais de l’activation du port 3 (insertion d’une carte SD) et il conserve cette carte SD comprenant les données de la période précitée;
    • l’assujetti conserve le FDM défectueux au siège d’exploitation durant une période d’un mois afin de permettre à l’administration d’effectuer elle-même une copie si elle l’estime nécessaire.

     

    Entretemps, il applique la procédure décrite ci-dessus.

    En cas de problème technique au système de caisse

    Dans ce cas, l’assujetti est dans l’impossibilité d’enregistrer la moindre transaction via son système de caisse enregistreuse (sont visés l’encodage des données PLU et/ou l’impression d’un ticket de caisse valable).  La solution d’un problème de ce type relève de la relation professionnelle entre l’assujetti et le vendeur/distributeur de son système de caisse.

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