De circulaire legt geen enkele technische voorwaarde voor het elektronische journaal op. Wel moeten de algemene bepalingen van het btw-wetboek in acht worden genomen:
Art. 61 §1,lid 3 "Wanneer de boeken, facturen en andere stukken door middel van een geïnformatiseerd systeem worden gehouden, opgemaakt, uitgereikt, ontvangen of bewaard, hebben die ambtenaren het recht zich de op informatiedragers geplaatste gegevens in een leesbare en verstaanbare vorm ter inzage te doen voorleggen ."
Met "leesbare en verstaanbare vorm" bedoelt de wetgever dat de Administratie de bestanden moet kunnen inkijken met de middelen waarover zij beschikt. Dit kan bv. inhouden dat de Administratie een omzetting van de gegevens naar een voor haar leesbaar formaat kan vragen.
Niet-versleutelde bestanden met een vaste recordlengte of met kommagescheiden velden/records, voldoen meestal aan bovenstaande voorwaarde.
