Voor de hotels maken we een onderscheid tussen twee activiteitenclusters.
Activiteitencluster 1 : de hotelactiviteiten
De eerste cluster omvat het verschaffen van gemeubelde logies aan hotelgasten en kan gepaard gaan met het verschaffen van spijzen, dranken of bijkomende diensten van allerlei aard, die verrekend worden via de globale hotelrekening.
Binnen deze cluster blijft de oude regeling van toepassing op VOORWAARDE dat deze handelingen allemaal verrekend worden via de globale hotelrekening. Er moet een btw-bonnetje uitgereikt worden bij de beëindiging van de dienst. Het btw-bonnetje mag vervangen worden door een volledige factuur, voor zover deze wordt uitgereikt op het tijdstip waarop de dienst is beëindigd.
De grens van 25.000 euro kan dus nooit toegepast worden in de eerste activiteitencluster. Het staat u natuurlijk vrij ook voor deze cluster vrijwillig gebruik te gaan maken van een GKS.
Enkel indien u zich beperkt tot de handelingen in deze cluster, én die worden steeds opgenomen op de hotelrekening, kan u het papieren btw-bonnetje vervangen door een ticket dat aangemaakt werd door het kasregister zoals bedoeld in de beslissing nr. E.T. 103.592. De oude vergunning van aanschrijving nr. 6/1999 is niet meer mogelijk.
Voorbeeld 1
Een hotelgast betaalt via zijn globale hotelrekening twee maaltijden : zijn eigen maaltijd en de maaltijd van een niet-hotelgast die hij had uitgenodigd. Beide maaltijden worden behandeld volgens de regels van de eerste activiteitencluster.
Voorbeeld 2
Een hotelgast verbleef één nacht in uw hotel en nodigde een derde uit om met hem in het hotel te dineren. Alle kosten werden op het kamernummer geboekt. Het is echter niet de hotelgast die de rekening betaalt. De factuur wordt opgestuurd naar de werkgever, in dit geval de werkelijke klant van het hotel. Deze factuur ter vervanging van het btw-bonnetje zal enkel worden aanvaard als de factuur zo snel mogelijk na het uitchecken, wordt verzonden naar de opdrachtgever.
Activiteitencluster 2 : andere dan hotelactiviteiten
Dit zijn alle reca-activiteiten die niet via de globale hotelrekening worden verrekend.
Binnen deze cluster moet u de grens van 25.000 euro berekenen om te bepalen of u gebruik moet maken van hetzij btw-bonnetjes, hetzij een GKS.
Is het resultaat minder dan 25.000 euro, dan blijft de oude regeling van toepassing. U moet met andere woorden voor het verschaffen van maaltijden, een btw-bonnetje of een vervangende factuur uit reiken op het tijdstip waarop de dienst is voltooid. Een kassasysteem met een oude vergunning van aanschrijving nr. 6/1999 of van beslissing nr. E.T. 103.592 ter vervanging van de papieren btw-bonnetjes is niet meer mogelijk !
Is het resultaat 25.000 euro of meer, dan moet u een GKS gaan gebruiken voor alle handelingen binnen deze cluster. Het GKS-ticket overhandigt u aan de klant op het ogenblik dat de dienst is voltooid. Een factuur kan het GKS-ticket nooit vervangen.
Eens men een GKS gebruikt, moet men alle handelingen verricht voor niet-hotelgasten, hierin opnemen.
Voorbeeld 1
Een hotel heeft een restaurant en een bar die toegankelijk zijn voor niet-hotelgasten. Bij toepassing van de grens van 25.000 euro, blijkt dat deze drempel gehaald wordt. Concreet betekent dit dat het GKS moet gebruikt worden in de bar en in het restaurant. Deze behoren immers tot de 2de activiteitencluster. In de hotellobby waar de rekeningen van de hotelgasten worden opgemaakt, is echter geen GKS nodig omdat die activiteit behoort tot de eerste activiteitencluster.
Voorbeeld 2
U beschikt over een hotel met bijbehorend restaurant, waar zowel hotelgasten als niet-hotelgasten kunnen komen eten. In het restaurant staat een GKS, aan de hotelbalie niet. Gast A komt 's avonds eten in gezelschap van mijnheer X, een vriend die niet in het hotel verblijft. Aan het einde van de maaltijd besluit Gast A dat hij de maaltijd via de hotelrekening wil vereffenen. Zijn vriend betaalt zijn deel.
Indien u reeds voor de invoering van het GKS over een kassasysteem beschikte in uw restaurant, is de kans groot dat uw kassasysteem gekoppeld was aan de facturatiesoftware voor het hotel. Ook onder het GKS blijft die mogelijkheid bestaan. U kunt de tafel splitsen: één deel "boekt u door" op een kamerrekening, het andere deel resulteert in een GKS-ticket voor de bezoeker. De boeking "op kamer" resulteert binnen het GKS in de aanmaak van een pro-forma-ticket, waarvan de relevante gegevens worden bijgehouden in de fiscale data module. Bij een eventuele controle kunt u dit perfect matchen met de globale hotelrekening, waarop de bewuste maaltijd zal zijn vermeld. Deze werkwijze wijkt in niets af van de huidige werkwijze.
