Comment utiliser le SCE ?

Tickets de caisse d’un système de caisse enregistreuse

Ticket de caisse peu importe la nature des opérations

Ticket de caisse peu importe la qualité du client

Moment de la délivrance du ticket de caisse :

 

Règles particulières en matière d’exigibilité :

 

Facturation

Journal des recettes

Différence avec les notes ou reçus

Installation technique d’un système de caisse enregistreuse

Tickets de caisse d’un système de caisse enregistreuse

Dès que le seuil de 25.000 euros est dépassé, l’assujetti est tenu de délivrer des tickets de caisse au moyen d’un système de caisse enregistreuse, selon les modalités qui suivent. Pour une explication technique détaillée du système de caisse enregistreuse et de l’arrêté royal du 30 décembre 2009 fixant la définition et les conditions auxquelles doit répondre un système de caisse enregistreuse dans le secteur horeca, il est renvoyé à la circulaire AGFisc n°33/2016 (n° E.T.124.747) dd. 8 novembre 2016.

Le ticket de caisse doit contenir au minimum les données suivantes (voir article 2, 4° de l’arrêté royal du 30 décembre 2009 et, en fonction du calcul des données de contrôle par le module de contrôle, comme prévu à l’article 2, 7°, de l’AR du 30 décembre) :

  • la dénomination complète « TICKET DE CAISSE TVA »
  • l’identification de l’assujetti, avec mention de son nom ou de sa dénomination sociale, de son adresse et de son numéro d’identification à la TVA tel que visé à l’article 50 du Code de la TVA
  • la date et l’heure de délivrance du ticket de caisse TVA (générées par le système de caisse)
  • le numéro de ticket continu issu d’une série ininterrompue (généré par le système de caisse)
  • l’identification de l’utilisateur (de manière à pouvoir l’identifier au sein de l’entreprise)
  • les opérations enregistrées (description PLU, quantité, prix dû et référence au taux de TVA applicable), qui visent également les opérations de correction (annulations, corrections…) qui ne sont pas reprises sur un ticket distinct
  • le montant dû total du ticket, TVA comprise
  • la base d’imposition par taux de TVA applicable
  • le montant de la TVA due
  • la ristourne et les montants rendus
  • l’identification de la caisse si l’assujetti en utilise plusieurs
  • les huit derniers caractères de l’algorithme élaboré par le système de caisse sur base de toutes les données PLU du ticket (description PLU, quantité, prix dû et référence au taux de TVA applicable)
  • les données de contrôle générées et envoyées par le module de contrôle
  • l’identification du système de caisse avec le numéro de fabrication, ainsi que la mention du numéro de version du logiciel de caisse qui y est installé.

 

En ce qui concerne l’identification de l’assujetti fournisseur ou prestataire, il est admis que l’adresse de l’établissement soit reprise sur le ticket de caisse, à la place du domicile ou du siège social de l’assujetti, pour autant que tant la dénomination que le numéro de TVA soient correctement repris sur le ticket de caisse.

Le ticket de caisse mentionne également la dénomination usuelle ainsi que le prix des biens livrés ou des services prestés. Ces données sont essentielles à la détermination de l’opération et du taux d’imposition. En l’absence de mention suffisamment détaillée des articles vendus, l’application d’un taux de TVA réduit ne peut pas non plus être justifiée. Seulement dans certains cas exceptionnels comme, par exemple, 100 bouteilles de vin différentes, il est admis que la description de l’article soit générale, par exemple dix catégories différentes de prix pour le vin.

Certains systèmes de caisse enregistreuse permettent l’impression d’un ticket de caisse simplifié.  Il s’agit en l’occurrence d’une copie du ticket de caisse ordinaire qui ne reprend toutefois pas d’information détaillée sur le service fourni. Le ticket de caisse simplifié n’est pas automatiquement imprimé mais bien à la demande du client, et il porte une référence au ticket de caisse détaillé. Préalablement, un ticket de caisse détaillé est toujours délivré. L’impression d’un ticket de caisse simplifié est également conservée de manière irréversible dans le fiscal data module.

Contrairement aux dispositions prévues à l’article 22 de l’arrêté royal n° 1, les dispositions de l’article 21bis de l’arrêté royal n° 1 ne prévoient pas que le ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse peut être remplacé par une facture, même si celle-ci est émise au moment de la livraison ou de l’achèvement du service. Sous certaines conditions, une facture peut être générée au moyen du système de caisse enregistreuse, sous la forme d’un ticket de caisse. Même ce type de facture ne peut jamais remplacer le « ticket de caisse TVA » d’un système de caisse enregistreuse.

À l’inverse, la délivrance du ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse ne dispense pas l’assujetti de délivrer une facture lorsque la prestation est effectuée pour un assujetti ou une personne morale non assujettie (article 53, § 2, du Code de la TVA).

Ticket de caisse peu importe la nature des opérations

Un ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse doit être délivré pour toutes les opérations effectuées dans l’exercice de l’activité économique et qui ont un rapport avec la fourniture de repas et de boissons, que les boissons soient fournies ou non au cours du repas, en ce compris toutes les ventes de nourriture et de boissons dans l’établissement concerné (article 21bis, § 1er, alinéa 1er, de l’arrêté royal n° 1).

Il faut également souligner que la délivrance au client d’un ticket pro forma qui peut être généré par le système de caisse enregistreuse n’est pas suffisante. Le client doit recevoir le ticket de caisse TVA généré par le système de caisse enregistreuse.

L’attention est attirée sur le fait que le ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse doit être délivré quelle que soit la nature de l’opération (par exemple même pour la livraison de repas à emporter et pour la livraison ou la fourniture de boissons en dehors du cadre d’un repas). Toutes les autres ventes de nourriture et de boissons dans l’établissement concerné sont également visées (par exemple les livraisons de pain dans une boulangerie avec salon de consommation).

Lorsque le seuil de 25.000 euros en matière de services de restaurant et de restauration, à l’exclusion de la fourniture de boissons, est dépassé, des tickets de caisse d’un système de caisse enregistreuse ne doivent être délivrés pour la location de tables, chaises, assiettes, verres, personnel pour le service et autres activités similaires pour lesquels un prix distinct est porté en compte que si cette location se rapporte à un événement pour lequel l’assujetti concerné effectue également des services de restaurant ou de restauration.

Les opérations qui se situent en dehors de la sphère alimentaire ne sont pas visées par le système de caisse enregistreuse. Il s’agit entre autres ici de la vente de meubles, du droit d’accès à l’espace bien-être, au casino, au bowling, à une plaine de jeux intérieure, aux spectacles ou animations, du droit d’entrée dans un dancing...  Il est toujours admis de reprendre ces opérations de manière volontaire dans le système de caisse enregistreuse.

Il en va de même pour les services de restaurant et de restauration effectués à l’étranger étant donné que la législation belge n’est pas applicable à de telles opérations. Les opérations effectuées à l’étranger peuvent toutefois être reprises dans le système de caisse enregistreuse sur base volontaire (en tenant compte du fait que dans la déclaration à la TVA belge ces opérations effectuées à l’étranger doivent être clairement distinguées des opérations effectuées en Belgique).

Il n’y a pas non plus lieu de délivrer de ticket de caisse au moyen du système de caisse enregistreuse pour les opérations à la sortie exceptionnelles telles que la vente d’un bien d’investissement.

Exemple - opérations en dehors de la sphère alimentaire

Des activités de bien-être et des activités de restaurant sont exercées dans un même établissement. Si un système de caisse enregistreuse est mis en service, il n’y a pas lieu de délivrer des tickets de caisse pour l’activité bien-être puisqu’elle n’est pas considérée comme ayant un rapport avec la fourniture de repas et de boissons.

Exemple - opérations dans la sphère alimentaire

Un boulanger effectue des services de restaurant en exploitant un salon de consommation et dépasse le seuil de 25.000 euros.

Des tickets de caisse doivent être délivrés au moyen d’un système de caisse enregistreuse, tant pour les ventes dans le salon de consommation (prestations de restauration) que pour celles dans la boulangerie (livraison de nourriture ou de boissons).

Exemple - salle de fête

Pour l’exploitation d’une salle de fête, le seuil de 25.000 euros en matière de services de restaurant et de restauration, à l’exclusion de la fourniture de boissons, est dépassé.

Le montant de la location de la salle ne doit être repris sur le ticket de caisse du système de caisse enregistreuse que lorsqu’il s’agit d’un événement pour lequel l’exploitant de salle des fêtes fournit des services de restaurant ou de restauration.

Exemple - commerce de meubles

Un commerce de meubles qui exploite en son sein une cafétéria dépasse le seuil de 25.000 euros pour les services de restaurant, à l’exclusion de la fourniture de boissons, fournis dans cette cafétéria.

Des tickets de caisse doivent être délivrés au moyen d’un système de caisse enregistreuse pour toutes les opérations effectuées au sein de la cafétéria et qui ont un rapport avec la fourniture de repas et de boissons. Par contre, aucun ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse ne doit être délivré pour la vente de meubles.

Exemple - vente d’un bien d’investissement

Une entreprise horeca qui utilise un système de caisse enregistreuse possède un véhicule de société. En cas de vente de ce véhicule de société, aucun ticket d’un système de caisse enregistreuse ne doit être délivré pour cette opération à la sortie.

Il est à noter également que le chiffre d’affaires résultant de cette vente n’est pas repris dans le calcul du seuil.

Exception - supermarché

En pratique, il arrive qu’un supermarché prévoie un espace pour la consommation sur place de nourriture et de boissons. L’administration admet que le ticket de caisse du système de caisse enregistreuse ne soit délivré que pour les services de restaurant et de restauration. Les ventes, même de nourriture et de boissons, dans l’espace magasin même ne doivent pas être reprises dans le système de caisse enregistreuse, à moins que les services de restaurant et de restauration soient portés en compte avec les ventes effectuées dans le magasin ou qu’il ne soit pas inhabituel que la nourriture et les boissons achetées dans le magasin soient consommées dans l’espace de consommation.

Exception - magasins non alimentaires

Si l'on offre dans un magasin non alimentaire (par exemple un magasin de vêtements) un assortiment limité de produits alimentaires qui, par la nature des produits et leur conditionnement, ne sont pas destinés à une consommation immédiate, aucun ticket d’un système de caisse enregistreuse ne doit être délivré, à condition que la vente de ces biens ne soit pas enregistrée en même temps que les opérations pour lesquelles existe effectivement l’obligation de délivrer un ticket d’un système de caisse enregistreuse.

Exception - distributeurs automatiques

L’administration accepte que la nourriture et les boissons fournies via des distributeurs automatiques soient indistinctement considérées, pour l’application du taux de TVA, comme faisant l’objet d’une simple livraison, quelle que soit donc la place où se trouvent les distributeurs.

Ces livraisons n’entrent pas en ligne de compte dans le calcul du seuil.

Si le seuil de 25.000 euros est dépassé, des tickets de caisse d’un système de caisse enregistreuse doivent en principe être délivrés pour toutes les ventes de nourriture et de boissons dans l’établissement concerné. Pour des raisons pratiques, cette obligation ne vaut toutefois pas pour les ventes effectuées via un distributeur.

Exception - transport international de passagers

Pour des raisons pratiques, aucun ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse ne doit être délivré à bord d’un avion.  Il n’y a pas non plus lieu de délivrer de ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse à bord d’un bateau ou d’un train utilisé pour le transport international de passagers.

Ticket de caisse peu importe la qualité du client

Il y a lieu de remarquer que, contrairement à l’article 22 de l’arrêté royal n° 1 qui prévoit que la note ou le reçu peuvent, sous certaines conditions, être remplacés par une facture complète, l’article 21bis de l’arrêté royal n° 1 ne prévoit pas cette possibilité pour les tickets d’un système de caisse enregistreuse. Cela signifie que le ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse doit toujours être délivré et ne peut jamais être remplacé par une facture.

Le ticket de caisse doit être délivré quelle que soit la qualité du client. L’émission d’une facture ne peut jamais remplacer la délivrance d’un ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse, pas même lorsque la facture est émise à l’achèvement du service ou au moment de la livraison.

Il est également à noter que l’émission d’un ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse ne peut jamais remplacer une facture).

Moment de la délivrance du ticket de caisse

Conformément à l’article 21bis, § 1er, alinéa 2, de l’arrêté royal n° 1, le ticket de caisse du système de caisse enregistreuse doit être délivré au moment de l’achèvement du service ou de la livraison de biens.

Remarque : vouchers à usage multiple

Aucun ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse ne doit être délivré au moment de la vente d’un voucher à usage multiple (MPV) comme un bon ou un chèque-cadeau qui peut être échangé contre des biens et des services soumis à des taux de TVA différents. La vente ne peut pas non plus être reprise dans la déclaration à la TVA étant donné que l’on ne sait pas encore pour quoi le chèque sera utilisé. Le MPV peut être échangé contre des repas et des boissons (livraison ou service) soumis à des taux de TVA différents.

La répartition du montant par taux de TVA n’est connue que lorsque le bon ou le chèque est échangé auprès de l’exploitant d’un établissement ou auprès d’un traiteur qui effectuent des prestations de restaurant ou de restauration. C’est à ce moment-là qu’un ticket d’un système de caisse enregistreuse doit être délivré et que l’opération doit être reprise dans la déclaration à la TVA. Le ticket de caisse contient des informations détaillées sur l’opération fournie. Le bon est repris comme moyen de paiement dans le système de caisse enregistreuse.

Le restaurateur ou traiteur émettra un ticket de caisse au client reprenant des informations détaillées sur l’opération fournie même lorsque le bon a été émis par un intermédiaire, et le bon sera repris dans le système de caisse enregistreuse comme moyen de paiement. Le restaurateur ou traiteur présentera ensuite le bon pour paiement à l’intermédiaire. C’est toutefois l’intermédiaire (prestataire de services) qui est tenu d’émettre une facture au restaurateur ou traiteur (cocontractant) à concurrence du montant de sa commission.

Premier régime dérogatoire optionnel pour le moment de la délivrance

Le ticket de caisse doit en principe être délivré au moment de l’achèvement du service, le cas échéant à l’issue de l’évènement. Ce n’est cependant pas toujours possible en pratique, notamment pour les services de restauration sur place, pour les services de traiteur ou pour les services de restaurant effectués par des exploitants de salle des fêtes. L’administration admet dès lors le régime dérogatoire qui suit (voir exemples).

Aucun ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse ne doit être délivré au moment de l’achèvement du service lorsque ce n’est pas possible en pratique, à condition que l’opération ait été enregistrée au préalable dans le système de caisse à concurrence de la valeur de l’offre, du bon de commande ou d’une valeur estimée, et que les corrections éventuelles soient enregistrées dans le système de caisse dans les sept jours calendrier qui suivent l’évènement. Les deux tickets de caisse doivent être délivrés au client, le cas échéant avec la facture, et au plus tard le 15e jour du mois qui suit celui au cours duquel le service a été effectué.

Exemple - fête de communion ou fête laïque

Le traiteur reçoit un acompte de 300 euros pour une fête de communion. Il encode l’acompte dans le système de caisse enregistreuse étant donné que la TVA est exigible et que cet acompte doit être repris dans la déclaration à la TVA.

Le traiteur enregistre l’opération dans le système de caisse enregistreuse avant de partir pour la fête, à concurrence de la valeur de l’offre. Pour une offre de 1.000 euros, il faut encore encoder 700 euros compte tenu de l’acompte déjà enregistré. La fête de communion est alors irrévocablement enregistrée dans le système de caisse enregistreuse.

Scénario 1

Après la fête, le traiteur constate que l’offre de 1.000 euros était correcte. Il n'y a dès lors pas lieu d'apporter une correction dans le système de caisse enregistreuse. Les deux tickets de caisse (respectivement d’une valeur de 300 et de 700 euros) doivent être délivrés au client, par exemple à l’issue de la fête, et au plus tard le 15e jour du mois qui suit celui au cours duquel le service de restauration a été effectué. Etant donné que le client est un particulier, une facture peut être émise, mais ce n'est pas obligatoire.

Scénario 2

Le traiteur constate qu'il y a plus de personnes que prévu présentes à la fête de communion, ce qui entraîne un supplément de 200 euros. Après la fête, et dans les sept jours calendrier qui suivent, le traiteur enregistre ces 200 euros supplémentaires dans le système de caisse enregistreuse.

Les trois tickets de caisse (respectivement d’une valeur de 300, 700 et 200 euros) doivent être délivrés au client, au plus tard le 15e jour du mois qui suit celui au cours duquel le service de restauration a été effectué. Etant donné que le client est un particulier, une facture peut être émise, mais ce n'est pas obligatoire.

Exemple - réception

Un traiteur s'occupe pour un assujetti d'une réception comprenant des bouchées, des boissons et le service. Un prix forfaitaire a été fixé pour la réception d’une durée prédéterminée. Devront être ajoutées à ce montant les éventuelles heures supplémentaires de réception, ainsi que celles consacrées au chargement, déchargement et transport. Une facture doit être établie pour le tout et sera soumise au client assujetti pour paiement.

L'événement est encodé à l'avance dans le système de caisse enregistreuse, sur la base de l’offre. Les suppléments (heures de réception supplémentaires et heures prestées pour le chargement, déchargement et transport) sont encodés dans le système de caisse enregistreuse par la suite (dans les sept jours calendrier qui suivent la réception).

Etant donné que le client est un assujetti, une facture doit être émise. Cette émission doit être effectuée pour le 15e jour du mois qui suit celui au cours duquel l'opération a eu lieu. Les deux tickets de caisse (l’offre et les corrections) doivent également être délivrés endéans ce délai et peuvent, le cas échéant, être joints à la facture.

Exemple - salle de fête

Un exploitant de salle de fête dépasse les 25.000 euros lors du calcul du seuil et est dès lors tenu d’utiliser un système de caisse enregistreuse. Dans sa salle, se déroule un événement au cours duquel les boissons ne peuvent être obtenues que via des tickets de boissons. L’organisateur de l’événement vend les tickets aux personnes présentes. À l’issue de l’événement, l’exploitant de la salle totalise tous les tickets de boissons échangés et les porte en compte à l’organisateur. Bien qu’étant un particulier, l’organisateur désire recevoir une facture reprenant les tickets de boissons.

Un ticket de caisse d'une valeur égale au montant de l’offre (on a, par exemple, estimé que 500 tickets seraient vendus), est généré à l’avance au moyen du système de caisse enregistreuse. Après avoir compté les tickets de boissons, et dans les sept jours calendrier qui suivent l’évènement, les corrections nécessaires sont encodées dans le système de caisse enregistreuse (seuls 450 tickets ont, par exemple, été vendus). Les deux tickets de caisse doivent être délivrés au client et peuvent, le cas échéant, être joints à la facture.

Comme le client est un particulier, une facture peut être émise mais ce n’est pas obligatoire.

Exemple - diner VIP dans un stade de football

Un dîner est organisé avant un match dans l'espace VIP d'un stade de football. La commande porte sur 480 personnes. Un prix forfaitaire a été fixé. Une heure avant le début du dîner, il y a une réservation supplémentaire pour cinq personnes.

L’offre pour les 480 personnes est encodée à l'avance dans le système de caisse enregistreuse. Par la suite (dans les sept jours calendrier qui suivent le diner), sont encodés les suppléments pour cinq personnes.

Si le client est un assujetti ou une personne morale non assujettie, une facture doit être émise. Cette émission ne doit cependant avoir lieu que pour le 15e jour du mois qui suit celui au cours duquel l'opération a été effectuée (voir le point 3.6.). Les deux tickets de caisse doivent également être délivrés et peuvent, le cas échéant, être joints à la facture.

Deuxième régime dérogatoire optionnel pour le moment de la délivrance pour les opérations de restauration et les services traiteurs B2B et B2G

Afin de remédier aux difficultés pratiques spécifiques aux opérations de restauration et services de traiteur B2B et B2G (services destinés à des assujettis ou à des personnes morales non assujetties), une tolérance générale a également été prévue pour les opérations de restauration et les services de traiteur pour lesquels il existe une obligation d’émettre une facture au cocontractant. (voir exemples).

Pour les opérations de restauration et services de traiteur pour lesquels il existe une obligation d’émettre une facture au cocontractant, aucun ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse ne doit être délivré à l’achèvement du service lorsque ce n’est pas possible en pratique, pour autant qu’au moins un ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse soit généré par mois et que celui-ci reprenne toutes les opérations effectuées pour un client déterminé au cours de cette période et qui doivent être reprises dans le système de caisse enregistreuse. L'administration accepte que le contenu de ce ticket de caisse mensuel soit également limité au montant total par taux de TVA à condition que la facture (ou l’annexe qui fait partie intégrante de la facture) contienne un détail complet.

Ce ticket de caisse, de même que la facture obligatoire, doivent être émis au client au plus tard le 15e jour du mois qui suit celui au cours duquel le service a eu lieu. Si la facture est délivrée de manière électronique, il est en outre admis que le ticket de caisse soit délivré au client avec la facture électronique, au format PDF.

Exemple - restaurant d'entreprise

Un traiteur fournit quotidiennement les repas au sein d’un restaurant d’entreprise.  Le prix porté en compte par le traiteur à l’entreprise dépend du nombre de repas vendus durant le mois en cours. Outre les services de restauration, des services accessoires comme des frais de personnel et d’entretien sont également facturés.

Compte tenu de l’obligation de facturer, le régime dérogatoire pour les services de restauration en B2B peut être appliqué. À la fin du mois, lorsque le prix est connu, un ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse est généré. Le ticket de caisse reprend également les frais de personnel et d’entretien accessoires, étant donné qu’ils sont en rapport avec les repas et boissons fournis.

Le ticket de caisse, ainsi que la facture obligatoire, doivent être émis au plus tard le 15e jour du mois qui suit celui au cours duquel les opérations ont été effectuées. Si la facture est émise de manière électronique, il est en outre admis que le ticket de caisse soit délivré au client au format PDF, avec la facture électronique.

Exemple - traiteur B2B

Un traiteur fournit un grand nombre de services de traiteur sur place. Ses clients sont principalement des assujettis, pour qui il effectue souvent plusieurs opérations par mois.

Compte tenu de l’obligation de facturer, le régime dérogatoire pour les services de restauration en B2B peut être appliqué. Un ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse est généré par mois par client assujetti, et celui-ci reprend toutes les opérations du mois calendrier qui précède.

Le ticket de caisse, ainsi que la facture obligatoire, doivent être émis au plus tard le 15e jour du mois qui suit celui au cours duquel les opérations ont été effectuées. Si la facture est émise de manière électronique, il est en outre admis que le ticket de caisse soit délivré au client au format PDF, avec la facture électronique.

Règles particulières en matière d’exigibilité

Clients particuliers : principe de l’encaissement

Lorsque les services (de restauration) sont effectués pour un particulier, la TVA ne devient exigible que lors de l'encaissement du prix, même si une facture a été émise sur base volontaire (voir article 22bis, § 3 du Code de la TVA).

Si le client n'a pas encore payé à la fin de la période de déclaration au cours de laquelle l'événement a eu lieu, lors du remplissage de la déclaration, l'opération peut être portée en diminution du chiffre d'affaires provenant des rapports journaliers du système de caisse enregistreuse et c’est ce résultat qui est repris dans la déclaration à la TVA. Au cours de la période de déclaration durant laquelle le paiement est reçu, l'opération doit être ajoutée au chiffre d'affaires provenant des rapports journaliers du système de caisse enregistreuse afin de compléter la déclaration à la TVA. Cela peut de toute façon toujours être appliqué si, lors du remplissage de la déclaration TVA, il apparaît que la TVA sur les opérations qui auraient dû être incluses dans le système de caisse enregistreuse n’est pas encore exigible.

Le prestataire de services peut toutefois décider d'acquitter la TVA au Trésor de manière anticipée afin de ne pas devoir procéder aux corrections précitées.

Réception d’un acompte

À strictement parler, aucun ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse ne doit être délivré lors de la réception d'un acompte car la livraison de biens n’a pas encore eu lieu ou la prestation de services n’est pas achevée. Le paiement d'un acompte rend toutefois la TVA exigible et doit donc être repris dans la déclaration à la TVA.  Étant donné que les rapports journaliers du système de caisse enregistreuse remplacent le journal des recettes, tout acompte doit être encodé dans le système de caisse enregistreuse. Le chiffre d’affaires provenant des rapports journaliers peut ainsi être repris dans la déclaration périodique à la TVA sans devoir effectuer de corrections.

Du moment que l’opération est reprise dans la déclaration périodique à la TVA relative à la période au cours de laquelle l’acompte a été payé, cela ne pose pas de problème que les acomptes payés par virement soient enregistrés avec un peu de retard dans le système de caisse enregistreuse, par exemple au moment de la vérification des extraits de compte bancaires.

Le ticket de caisse du système de caisse enregistreuse généré lors de l’encodage de l’acompte doit être délivré au client. Il suffit toutefois qu’il soit délivré avec le ticket de caisse du système de caisse enregistreuse constatant la livraison de biens ou l’achèvement du service. 

Remarque sur le taux de tva sur acompte

Le taux de TVA applicable en matière d’acompte est, en principe, le taux normal de 21 %.  On ne peut y déroger que si l’assujetti peut justifier l’application d’un taux réduit au moment du paiement de l’acompte. La preuve de l’application d’un taux réduit à une partie de la base d’imposition pourrait résider dans le fait qu’il s’agit d’un prix tout inclus auquel une clé de répartition est appliquée ou encore dans le fait que l’acompte versé se rapporte clairement au repas, etc.

La conservation de l’acompte en cas d’annulation de la réservation constitue une indemnité qui ne doit pas être soumise à la taxe. Lorsque l’acompte a déjà été repris dans la caisse (avec application de la TVA), une correction peut alors être effectuée.

Le calcul de « frais de non-présentation » parce que le client ne se présente pas est également considéré comme une indemnité compensatoire et ne doit par ailleurs pas être repris dans la caisse enregistreuse. Ces indemnités peuvent toutefois être reprises, par exemple lorsque c'est plus facile au niveau organisationnel.

Facturation

Lorsque le client est un assujetti ou une personne morale non assujettie, une facture doit toujours être émise en plus du ticket de caisse du système de caisse enregistreuse, conformément à l’article 53, § 2, alinéa 1er, du Code de la TVA.

En vertu de l’article 4, de l’arrêté royal n° 1, la facture doit être émise au plus tard le 15e jour du mois qui suit le moment de la livraison, de l’achèvement du service ou du paiement de l’acompte.

Cette facture doit être reprise dans le facturier de sortie, en suivant une numérotation ininterrompue. Au moment de compléter la déclaration à la TVA, le montant de cette opération doit être porté en diminution du chiffre d’affaires total repris dans le système de caisse enregistreuse afin que l’opération en question ne soit pas reprise deux fois dans la déclaration à la TVA.

La délivrance d’un ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse ne peut dès lors jamais remplacer l’émission d’une facture. La facture est une pièce comptable qui constate en principe un fait générateur. Le ticket d’un système de caisse enregistreuse est, comme la note ou le reçu, un document de contrôle qui constate l’exécution d’un service au moment de l’achèvement de ce service.

Si une note de crédit est émise pour une opération reprise dans le système de caisse enregistreuse, elle doit également être encodée dans ce système. Le total des données encodées doit en effet restituer le chiffre d’affaires horeca exact. Au moment de compléter la déclaration à la TVA, le montant de la note de crédit doit être ajouté au chiffre d’affaires total repris dans le système de caisse enregistreuse afin que la note de crédit ne soit pas reprise deux fois dans la déclaration à la TVA.

Il est admis qu’après la délivrance d’un « ticket de caisse TVA » au moyen du système de caisse enregistreuse afin de satisfaire à l’obligation prévue par l’article 21bis de l’arrêté royal n° 1, la facture soit émise sous la forme d’un ticket de caisse généré par le système de caisse enregistreuse. Même dans un tel cas, la facture ne peut jamais remplacer le ticket de caisse enregistreuse et les conditions qui suivent doivent  être respectées :

  • le système de caisse enregistreuse établit d’abord un ticket de caisse et peut seulement ensuite également générer une facture pour la même opération, et ce à la demande de l’utilisateur
  • la facture doit comporter l’ensemble des mentions obligatoires de l’article 5 de l’arrêté royal n° 1 (dont le nom, l’adresse et le numéro d’identification du client)
  • la facture comporte la mention « Facture » au lieu de « Ticket de caisse TVA »
  • les tickets-factures comportent, pour toutes les factures émises par un système de caisse enregistreuse, une numérotation en continu distincte de celle du facturier de sortie, en plus d’une référence au numéro du ticket de caisse d’origine
  • les données de tous les tickets-factures générés peuvent être obtenues dans le système de caisse enregistreuse sous la forme d’un sous-facturier de sortie
  • les tickets-factures sont également verrouillés et conservés par le système de caisse enregistreuse mais les données de contrôle ne sont toutefois pas imprimées sur le ticket-facture.

Journal des recettes

L’assujetti qui utilise un système de caisse enregistreuse et respecte l’ensemble de la réglementation en la matière est dispensé de l’obligation de tenir un journal des recettes par siège d’exploitation telle que visée à l’article 14, § 2, 3°, alinéa 1er, de l’arrêté royal n° 1. Les rapports requis doivent cependant être générés chaque jour au moyen du système de caisse enregistreuse (rapport financier et rapport utilisateur quotidiens, conformément à l’article 2, point 5, de l’arrêté royal du 30 décembre 2009 fixant la définition et les conditions auxquelles doit répondre un système de caisse enregistreuse dans le secteur horeca).

Toutefois, lorsque cet assujetti exploite différents établissements, il doit continuer à tenir le journal centralisateur visé à l’article 14, § 2, 3°, alinéa 4, de l’arrêté royal n° 1.  En cas d’utilisation d’un système de caisse enregistreuse, le journal centralisateur doit obligatoirement être tenu de manière électronique (voir le point 24 de la décision n° E.T.112.577 du 08.11.2007).

Différence avec les notes ou reçus

Lorsque le seuil de 25.000 euros n’est pas dépassé, une note ou un reçu tel que visé à l’article 22, §1er, alinéa 1er, 2°, de l’arrêté royal n° 1 doit être délivré pour la fourniture de repas et des boissons y afférentes. Contrairement au ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse, la note ou le reçu ne doit donc pas être délivré pour toutes les livraisons de nourriture et de boissons effectuées dans l’établissement.

Exemple

Un boulanger avec salon de consommation ne dépasse pas le seuil de 25.000 euros.

Des notes ou reçus tels que visés à l’article 22, de l’arrêté royal n° 1 doivent être délivrés uniquement pour les repas et boissons dans le salon de consommation et pas pour les ventes dans la boulangerie.

Une note ou un reçu peut être remplacé par une facture complète pour autant que cette dernière soit émise au client au moment de l’achèvement du service. Un ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse ne peut quant à lui jamais être remplacé par une facture.

Les notes ou reçus doivent être commandés auprès d’un imprimeur agréé. Les doubles des notes ou reçus délivrés doivent être conservés. Les numéros des notes et reçus délivrés au cours de la journée doivent être inscrits chaque jour au journal des recettes.

Dans un système de caisse enregistreuse, toutes les opérations effectuées sont encodées. Le ticket de caisse imprimé est délivré au client. Toutes les données sont conservées de manière irréversible dans le système de caisse enregistreuse. Le journal des recettes ne doit plus être tenu. Les rapports requis doivent cependant être générés chaque jour au moyen de la caisse.

Installation technique d’un système de caisse enregistreuse

Étant donné que l’introduction du système de caisse enregistreuse dans le secteur horeca constitue une mesure anti-fraude, il va de soi que les tentatives visant à ne pas reprendre certaines opérations dans le système de caisse enregistreuse ne sont pas admises.

Un système de caisse enregistreuse :

  • est un appareil utilisé pour l’enregistrement des opérations à la sortie
  • garantit l’irréversibilité des données encodées
  • conserve toutes les données encodées (y compris tous les enregistrements : commandes, reprises, modifications…) dans un journal électronique ou fichier-journal
  • est équipé d’un module qui reçoit ces données, génère des données de contrôle et conserve toutes les données pertinentes.

 

Si un assujetti utilise :

  • à la fois un système de caisse nouveau ou existant dans lequel sont encodées en détail toutes les commandes et qui est relié à une fonction de gestion de table et/ou de cuisine/bar, et
  • un second système de caisse dans lequel ces enregistrements sont simplement repris pour l’impression et la délivrance d’un ticket de caisse conformément à l’article 21bis, de l’arrêté royal n° 1,

 

les deux systèmes de caisse doivent comporter les mesures de sécurisation du système de caisse enregistreuse. Les opérations à la sortie sont en effet d’abord enregistrées dans le premier système puis transférées dans le second.

En outre, l’attention est attirée sur le fait que l’ensemble des systèmes de caisse utilisés, de même que les données qui y sont stockées, doivent être conservés par l’assujetti conformément à l’article 60 du Code de la TVA

Pour une explication technique détaillée du système de caisse enregistreuse et de l’arrêté royal du 30 décembre 2009 fixant la définition et les conditions auxquelles doit répondre un système de caisse enregistreuse dans le secteur horeca, il est renvoyé à la circulaire AGFisc n°33/2016 (n° E.T.124.747) dd. 8 novembre 2016.

Andere vragen over dit thema

  • Kastickets van een geregistreerd kassasysteem

    Kasticket ongeacht de aard van de handelingen

    Kasticket ongeacht de hoedanigheid van de klant

    Tijdstip van uitreiking van het kasticket:

     

    Bijzondere regels opeisbaarheid:

     

    Facturatie

    Dagboek van ontvangsten

    Verschil met rekening of ontvangstbewijs

    Technische opstelling van een geregistreerd kassasysteem

    Kastickets van een geregistreerd kassasysteem

    Van zodra de drempel van 25.000 euro overschreden wordt, is de belastingplichtige verplicht kastickets uit te reiken met behulp van een geregistreerd kassasysteem, volgens onderstaande toelichtingen. Voor een uitgebreide technische toelichting van het geregistreerde kassasysteem en het koninklijk besluit van 30.12.2009 ter bepaling van de definitie en de voorwaarden waaraan een geregistreerd kassasysteem in de horecasector moet voldoen, wordt verwezen naar de circulaire AAFisc nr. 33/2016 (nr. E.T. 124.747) dd. 08.11.2016.

    Het kasticket dient minimum de volgende vermeldingen te bevatten (z. artikel 2, 4° van het koninklijk besluit van 30.12.2009 en in functie van de berekening van de controlegegevens door de controlemodule, zoals bepaald in artikel 2, 7°,van dat koninklijk besluit van 30.12.2009):

    • de volledige benaming 'BTW-KASTICKET';
    • de identificatie van de belastingplichtige, door vermelding van zijn naam of maatschappelijke benaming, zijn adres en zijn in artikel 50 van het Btw-Wetboek bedoeld identificatienummer;
    • de datum en het uur van de uitreiking van het Btw-kasticket (door het kassasysteem gegenereerd; doorlopend ticketnummer uit een ononderbroken reeks (door het kassasysteem gegenereerd);
    • de identificatie van de gebruiker (op zodanige wijze dat deze binnen de onderneming identificeerbaar is);
    • geregistreerde handelingen (PLU-omschrijving, aantal, verschuldigde prijs en verwijzing naar erop toepasselijk btw-tarief), waarbij eveneens de corrigerende handelingen (annulaties, correcties, …) worden bedoeld, die niet in een afzonderlijk ticket zijn opgenomen;
    • het totaal verschuldigde ticketbedrag, inclusief btw
    • maatstaf van heffing per toepasselijk btw-tarief;
    • het bedrag van de verschuldigde btw;
    • de korting en teruggegeven bedragen;
    • identificatie van de kassa, indien de belastingplichtige gebruik maakt van meerdere kassa’s;
    • de laatste acht (8) karakters van het algoritme dat door het kassasysteem wordt aangemaakt op basis van alle PLU-gegevens op het ticket (PLU-omschrijving, aantal, verschuldigde prijs en verwijzing naar erop toepasselijk btw-tarief);
    • de controlegegevens aangemaakt en doorgestuurd door de controlemodule;
    • de identificatie van het kassasysteem met het productienummer, samen met de vermelding van het versienummer van de erop geïnstalleerde kassasoftware.

     

    Wat betreft de identificatie van de belastingplichtige leverancier of dienstverrichter, wordt toegestaan dat het adres van de inrichting wordt vermeld op het kasticket, in plaats van het domicilie of de maatschappelijke zetel van de belastingplichtige, op voorwaarde dat zowel de benaming, als het btw-nummer correct vermeld worden op het kasticket.

    Het kasticket vermeldt eveneens de gebruikelijke benaming en de prijs van de geleverde goederen en van de verstrekte diensten. Deze gegevens zijn nodig om de handeling te determineren en om het tarief van de belasting vast te stellen. Zonder voldoende gedetailleerde vermelding van de verkochte artikelen kan ook de toepassing van een verlaagd btw-tarief niet verantwoord worden. Enkel in uitzonderlijke gevallen, bv. 100 verschillende flessen wijn, kan worden toegestaan dat de omschrijving van het artikel wordt veralgemeend, bv. naar 10 verschillende prijscategorieën voor de wijn.

    Sommige geregistreerde kassasystemen zijn in de mogelijkheid een vereenvoudigd kasticket af te drukken. Het gaat met name om een kopie van het normale kasticket die echter geen gedetail­leerde informatie weergeeft over de verstrekte dienst. Het vereenvoudigd kasticket wordt niet automatisch, maar op vraag van de klant afgedrukt en bevat een verwijzing naar het gedetail­leerde kasticket. Er gaat altijd een gedetailleerd kasticket aan vooraf. De afdruk van een vereenvoudigd kasticket wordt ook onveranderlijk bewaard in de fiscale data module.

    In tegenstelling tot de bepalingen voorzien in artikel 22, van het koninklijk besluit nr. 1, voorzien de bepalingen van artikel 21bis, van het koninklijk besluit nr. 1, niet dat het kasticket van een geregistreerd kassasysteem vervangen kan worden door een factuur, zelfs niet indien deze uitgereikt wordt op het tijdstip van de levering of op het tijdstip waarop de dienst wordt verricht. Onder bepaalde voorwaarden (zie punt 3.6.) kan een factuur worden aangemaakt met behulp van een geregistreerd kassasysteem, onder de vorm van een kasticket. Ook een dergelijke factuur kan nooit het 'btw-kasticket' van een geregistreerd kassasysteem vervangen.

    Omgekeerd, kan de uitreiking van een kasticket van een geregistreerd kassasysteem, de belastingplichtige niet ontheffen van de verplichting tot het uitreiken van een factuur indien de dienst is verricht voor een belastingplichtige of een niet belastingplichtige rechtspersoon (artikel 53, § 2, van het Btw-Wetboek).

    Kasticket ongeacht de aard van de handelingen

    Er moet een kasticket van een geregistreerd kassasysteem uitgereikt worden voor alle handelingen die in de uitoefening van de economische activiteit worden verricht en die verband houden met het verstrekken van maaltijden en dranken, al dan niet verschaft bij de maaltijd, met inbegrip van alle verkopen van spijzen en dranken in de betrokken inrichting (art. 21bis, § 1, eerste lid, van het koninklijk besluit nr. 1).

    Tevens wordt benadrukt dat het uitreiken aan de klant van het pro forma ticket dat kan aangemaakt worden door het geregistreerde kassasysteem niet voldoende is. De klant dient het btw-kasticket gegenereerd door het geregistreerde kassasysteem te ontvangen.

    De aandacht wordt gevestigd op het feit dat het kasticket van een geregistreerd kassasysteem moet worden uitgereikt ongeacht de aard van de handeling (bijvoorbeeld: ook voor de levering van meeneemmaaltijden en voor het leveren of verschaffen van dranken buiten het kader van een maaltijd). Ook alle andere verkopen van spijzen en dranken in de betrokken inrichting worden beoogd (bijvoorbeeld: leveringen van brood in een bakkerij met verbruikszaal).

    Bij overschrijding van de drempel van 25.000 euro aan restaurant- en cateringdiensten, met uitsluiting van het verschaffen van dranken, moet er voor de verhuur van tafels, stoelen, borden, glazen, personeel voor bediening en dergelijke meer waarvoor er een afzonderlijke prijs wordt aangerekend, enkel kastickets van een geregistreerd kassasysteem worden uitgereikt indien de verhuur verband houdt met een evenement waar de betrokken belastingplichtige ook restaurant- of cateringdiensten verricht.

    Handelingen buiten de voedingssfeer worden niet beoogd door het geregistreerde kassasysteem. Het gaat hier onder meer om de verkoop van meubels, toegang tot wellness, casino, bowling, binnenspeeltuin, optredens of animatie, inkomgeld dancing,… Het is steeds toegestaan deze handelingen op vrijwillige basis op te nemen in het geregistreerde kassasysteem.

    Hetzelfde geldt voor restaurant- en cateringdiensten die in het buitenland worden verricht, gezien de Belgische wetgeving niet van toepassing is op dergelijke handelingen. De buitenlandse handelingen mogen wel, op vrijwillige basis, worden opgenomen in het geregistreerde kassasysteem (ermee rekening houdend dat in de Belgische btw-aangifte, deze handelingen verricht in het buitenland duidelijk te onderscheiden moeten zijn van de handelingen verricht in België).

    Er dient evenmin een ticket van het geregistreerde kassasysteem uitgereikt te worden voor de uitzonderlijk uitgaande handelingen zoals de verkoop van een bedrijfsmiddel.

    Voorbeeld handelingen buiten de voedingssfeer

    In één zelfde inrichting worden zowel wellness- als restaurantactiviteiten verricht. Indien er een geregistreerd kassasysteem in gebruik wordt genomen, moeten er geen kastickets worden uitgereikt voor de wellnessactiviteit, aangezien dit niet wordt beschouwd als verband houdend met het verstrekken van maaltijden en dranken.

    Voorbeeld handelingen binnen de voedingssfeer

    Een bakker verricht restaurantdiensten, doordat hij een verbruikssalon uitbaat en hij overschrijdt de drempel van 25.000 euro.

    Er moeten kastickets met behulp van een geregistreerd kassasysteem worden uitgereikt zowel voor de verkopen in het verbruikssalon (restaurantdiensten), als voor de verkopen in de bakkerij (leveringen van voeding of dranken).

    Voorbeeld feestzaal

    Bij de uitbating van een feestzaal wordt de drempel van 25.000 euro aan restaurant- en cateringdiensten, met uitsluiting van het verschaffen van dranken, overschreden.

    Het bedrag van de verhuur van de zaal moet enkel opgenomen worden op het kasticket van het geregistreerde kassasysteem, wanneer het gaat om een evenement waar de feestzaaluitbater restaurant- of cateringdiensten verschaft.

    Voorbeeld meubelzaak

    Binnen een meubelzaak wordt een cafetaria uitgebaat die de drempel van 25.000 euro aan verrichte restaurantdiensten, met uitsluiting van het verschaffen van dranken, overschrijdt.

    Er moeten kastickets met behulp van een geregistreerd kassasysteem worden uitgereikt voor alle vanuit de cafetaria verrichtte handelingen die een verband houden met het verschaffen van maaltijden en dranken. Daarentegen moet geen enkel kasticket van een geregistreerd kassasysteem worden uitgereikt voor de verkoop van meubels.

    Voorbeeld verkoop bedrijfsmiddel

    Een horecaonderneming, die een geregistreerd kassasysteem gebruikt, heeft een bedrijfswagen in bezit. Wanneer beslist wordt de bedrijfswagen te verkopen, moet er voor deze uitgaande handeling geen kasticket van een geregistreerd kassasysteem worden uitgereikt.

    Opgemerkt wordt dat de omzet uit deze verkoop niet wordt meegenomen in de berekening van de drempel.

    Uitzondering niet-voedingswinkel

    Indien in een niet-voedingswinkel (bijvoorbeeld een kledingzaak) een beperkt voedingsassortiment wordt aangeboden, dat door de aard van de producten en hun conditionering niet bedoeld zijn voor onmiddellijke consumptie, hoeft hiervoor geen ticket van een geregistreerd kassasysteem te worden uitgereikt, voor zover de verkoop van deze goederen niet wordt geregistreerd samen met handelingen waarvoor wel de verplichting bestaat een ticket van een geregistreerd kassasysteem uit te reiken.

    Uitzondering supermarkt

    In de praktijk komt het voor dat een supermarkt een ruimte voorziet voor verbruik ter plaatse van spijzen en dranken. De administratie aanvaardt dat het kasticket van het geregistreerd kassasysteem enkel voor de restaurant- en cateringdiensten moet uitgereikt worden. De verkopen, ook van spijzen en dranken, in het winkelgedeelte zelf hoeven niet opgenomen te worden in het geregistreerd kassasysteem, tenzij de restaurant- en cateringdiensten samen met de verkopen in de winkel worden afgerekend of het niet ongebruikelijk is dat de in de winkel aangekochte spijzen en dranken verbruikt worden in de verbruiksruimte.

    Uitzondering automaten

    De administratie aanvaardt dat de door middel van automaten verstrekte spijzen en dranken voor de toepassing van de btw-tarieven zonder onderscheid geacht worden het voorwerp uit te maken van een eenvoudige levering, ongeacht dus de plaats waar de automaten staan.

    Deze leveringen tellen niet mee in de berekening van de drempel.

    Indien de 25.000 euro wordt overschreden, moeten er in principe kastickets van een geregistreerd kassasysteem worden uitgereikt voor alle verkopen van spijzen en dranken in de betrokken inrichting. Om praktische redenen geldt deze verplichting echter niet voor de verkopen via de automaten.

    Uitzondering internationaal passagiersvervoer

    Omwille van de praktische redenen, moeten er geen kastickets van een geregistreerd kassasysteem worden uitgereikt aan boord van een vliegtuig. Ook aan boord van een schip of trein ingezet voor internationaal passagiersvervoer moeten er geen kastickets van een geregistreerd kassasysteem worden uitgereikt.

    Kasticket ongeacht de hoedanigheid van de klant

    Er dient te worden opgemerkt dat, in tegenstelling tot artikel 22, van het koninklijk besluit nr. 1, dat voorziet dat de rekening of het ontvangstbewijs, onder bepaalde voorwaarden, kan vervangen worden door een volledige factuur, artikel 21bis, van het koninklijk besluit nr. 1, deze mogelijkheid niet voorziet voor de kastickets van een geregistreerd kassasysteem. Dit betekent dat het kasticket van een geregistreerd kassasysteem altijd moet uitgereikt worden en nooit vervangen kan worden door een factuur.

    Het kasticket moet uitgereikt worden ongeacht de hoedanigheid van de klant. Het uitreiken van een factuur kan het uitreiken van een kasticket van het geregistreerde kassasysteem nooit vervangen, zelfs niet wanneer de factuur wordt uitgereikt op het tijdstip waarop de dienst is verricht of op het tijdstip van de levering.

    Ter volledigheid wordt ook opgemerkt dat het uitreiken van een kasticket van een geregistreerd kassasysteem nooit het uitreiken van een factuur kan vervangen.

    Tijdstip van uitreiking van het kasticket

    Overeenkomstig artikel 21bis, § 1, 2de lid van het koninklijk besluit nr. 1 moet het kasticket van het geregistreerde kassasysteem worden uitgereikt op het tijdstip van de voltooiing van de dienst of van de levering van de goederen.

    Opmerking: vouchers voor meervoudig gebruik

    Voor de verkoop van een voucher voor meervoudig gebruik (MPV), zoals een bon of cadeaucheque die kan ingeruild worden voor goederen en diensten onderworpen aan een verschillend btw-tarief, moet geen kasticket van een geregistreerd kassasysteem worden uitgereikt op het tijdstip van de verkoop van de MPV, bon of cheque. De verkoop kan ook nog niet worden opgenomen in de btw-aangifte, aangezien men niet weet waarvoor deze cheque zal worden gebruikt in het geval de MPV kan worden ingeruild voor maaltijden en dranken (levering of dienst) onderworpen aan een verschillend btw-tarief.

    Pas wanneer de bon of cheque wordt ingeruild bij de exploitant van een inrichting waar regelmatig maaltijden worden verbruikt of bij de traiteur die cateringdiensten verricht, is de verdeling van het bedrag per btw-tarief gekend. Op dit ogenblik moet er een kasticket van een geregistreerd kassasysteem worden uitgereikt en moet de handeling worden opgenomen in de btw-aangifte. Het kasticket bevat gedetailleerde informatie over de verstrekte handeling. De bon wordt in het geregistreerde kassasysteem aangeduid als betaalmiddel.

    Ook wanneer de bon wordt uitgegeven via een tussenpersoon, zal de restauranthouder of cateraar een kasticket uitreiken aan de klant met gedetailleerde informatie over de verstrekte handeling en wordt de bon in het geregistreerde kassasysteem aangeduid als een betaalmiddel. De restauranthouder of cateraar biedt de bon ter betaling aan bij de tussenpersoon. Het is echter de tussenpersoon (dienstverrichter) die een factuur moet uitreiken aan de restauranthouder of cateraar (medecontractant) ten bedrage van zijn commissie.

    Eerste optionele afwijkende regeling voor tijdstip van uitreiking

    In principe moet het kasticket uitgereikt worden bij de voltooiing van de dienst, evt. op het einde van het evenement. Praktisch gezien is dit niet altijd mogelijk, bijvoorbeeld bij cateringdiensten op locatie of restaurantdiensten door feestzaaluitbaters. Daarom aanvaardt de administratie de volgende afwijkende regeling (zie voorbeelden).

    Er hoeft geen kasticket van een geregistreerd kassasysteem uitgereikt te worden bij de voltooiing van de dienst wanneer dit praktisch niet mogelijk is, op voorwaarde dat de handeling op voorhand werd geregistreerd op het kassasysteem ter waarde van de offerte, bestelbon of geschatte waarde en dat eventuele correcties binnen de 7 kalenderdagen na het evenement worden geregistreerd op het kassasysteem. Beide kastickets moeten worden uitgereikt aan de klant, eventueel samen met de factuur en uiterlijk op de 15de dag van de maand volgend op die waarin de dienst plaatsvond .

    Voorbeeld communie- of lentefeest

    De cateraar ontvangt een voorschot van 300 euro voor een communiefeest. De cateraar tikt het voorschot in op het geregistreerde kassasysteem, aangezien de btw opeisbaar wordt en het voorschot moet opgenomen worden in de btw-aangifte.

    De cateraar registreert de handeling op het geregistreerde kassasysteem, vóór vertrek naar het feest, ter waarde van de offerte. Voor een offerte van 1000 euro, moet nog 700 euro ingetikt worden, rekening houdend met het reeds geregistreerde voorschot. Hierdoor wordt het communiefeest  onherroepelijk vastgelegd in het geregistreerde kassasysteem.

    Scenario 1

    Na afloop van het communiefeest, stelt de cateraar vast dat de offerte van 1000 euro correct is. Er hoeven dus geen correcties meer opgenomen te worden in het geregistreerde kassasysteem. De twee kastickets (van 300 en 700 euro) moeten uitgereikt worden aan de klant, bijvoorbeeld op het einde van het feest en uiterlijk de 15de dag van de maand volgend op die waarin de cateringdienst plaatsvond. Aangezien de klant een particulier is, mag er een factuur worden uitgereikt, maar is dit niet verplicht.

    Scenario 2

    De cateraar stelt vast dat er meer personen aanwezig zijn op het communiefeest dan oorspronkelijk voorzien, waardoor er 200 euro extra betaald moet worden. Na afloop van het communiefeest, en binnen de 7 kalenderdagen na het feest, registreert de cateraar deze bijkomende 200 euro in het geregistreerde kassasysteem.

    De drie kastickets (van 300, 700 en 200 euro) moeten uitgereikt worden aan de klant, uiterlijk de 15de dag van de maand volgend op die waarin de cateringdienst plaatsvond. Aangezien de klant een particulier is, mag er een factuur worden uitgereikt, maar is dit niet verplicht.

    Voorbeeld receptie

    Een cateraar verzorgt een receptie voor een belastingplichtige met hapjes en dranken, inclusief bediening. Er wordt een forfaitair bedrag afgesproken voor de receptie die een aantal op voorhand overeengekomen uren duurt. Bovenop dit bedrag zullen eventuele supplementaire uren receptie, evenals de gepresteerde uren voor lossen, laden en transport worden aangerekend. Er moet een factuur worden opgemaakt voor het geheel die eveneens  ter betaling zal aangeboden worden aan de belastingplichtige klant.

    Op voorhand wordt het evenement op basis van de offerte ingetikt op het geregistreerde kassasysteem. Achteraf (binnen de 7 kalenderdagen na de receptie) worden de supplementen ingetikt (supplementaire uren receptie, evenals de gepresteerde uren voor lossen, laden en transport).

    Er moet een factuur worden uitgereikt, aangezien de klant een belastingplichtige is. De uitreiking moet echter pas uiterlijk de 15de dag van de maand volgend op de handeling plaatsvinden. De twee kastickets (de offerte en de correcties) moeten ook binnen deze termijn worden uitgereikt en kunnen dus eventueel aan de factuur worden gehecht.

    Voorbeeld feestzaal

    Een feestzaaluitbater overschrijdt de 25.000 euro bij de berekening van de drempel en is dus verplicht een geregistreerd kassasysteem te gebruiken. In zijn zaal gaat een evenement door waarop dranken enkel te verkrijgen zijn via drankbonnetjes. De organisator van het evenement verkoopt de bonnetjes aan de aanwezigen. De feestzaaluitbater globaliseert na afloop van het evenement alle ingeruilde drankbonnetjes en rekent deze aan, aan de organisator. De organisator, alhoewel particulier, wenst een factuur te ontvangen waarin deze drankbonnetjes worden aangerekend.

    Op voorhand wordt een kasticket aangemaakt voor het bedrag van de offerte met behulp van een geregistreerd kassasysteem (er werd bijvoorbeeld geschat dat er 500 bonnetjes zouden verkocht worden). Na het tellen van de bonnetjes en binnen de 7 kalenderdagen na het evenement, worden de nodige correcties ingetikt in het geregistreerde kassasysteem (er werden bijvoorbeeld maar 450 bonnetjes verkocht). Beide kastickets moeten aan de klant worden uitgereikt, en kunnen eventueel aan de factuur worden gehecht.

    Aangezien de klant een particulier is, mag er een factuur worden uitgereikt, maar dit is niet verplicht.

    Voorbeeld vip-diner in een voetbalstadion

    Er wordt een diner georganiseerd vóór een voetbalmatch in de vip-ruimte van een voetbalstadion. Er werd voor 480 personen besteld. Er wordt een forfaitaire prijs gehanteerd. Een uur voor aanvang komt er een bijkomende reservatie binnen voor 5 personen.

    Op voorhand wordt de offerte voor 480 personen ingetikt op het geregistreerde kassasysteem. Achteraf (binnen de 7 kalenderdagen na het diner) worden de supplementen voor 5 personen ingetikt.

    Indien de klant een belastingplichtige of een niet-belastingplichtige rechtspersoon is, moet er een factuur worden uitgereikt. De uitreiking moet echter pas uiterlijk de 15de dag van de maand na die waarin de handeling werd verricht, plaatsvinden. De twee kastickets moeten ook worden uitgereikt en kunnen eventueel aan de factuur worden gehecht.

    Tweede optionele afwijkende regeling voor het tijdstip van uitreiking voor de cateringhandelingen en traiteurdiensten B2B-en B2G

    Om tegemoet te komen aan de praktische problemen die specifiek zijn voor B2B-en B2G cateringhandelingen en traiteurdiensten (diensten bestemd voor belastingplichtigen of niet belastingplichtige rechtspersonen), wordt bijkomend voorzien in een algemene tolerantie voor die cateringhandelingen en traiteurdiensten waarvoor de verplichting bestaat een factuur uit te reiken aan de medecontractant. (zie voorbeelden).

    Voor de cateringhandelingen en traiteurdiensten waarvoor de verplichting bestaat een factuur uit te reiken aan de medecontractant, hoeft er geen kasticket van een geregistreerd kassasysteem uitgereikt te worden bij de voltooiing van de dienst wanneer dit praktisch niet mogelijk is, op voorwaarde dat er minstens maandelijks een kasticket van een geregistreerd kassasysteem wordt aangemaakt dat alle, in de voorbije kalendermaand, voor een bepaalde klant, verrichte handelingen die in het geregistreerde kassasysteem moeten opgenomen worden, opneemt. De administratie aanvaardt dat de inhoud van dit maandelijks kasticket bovendien beperkt is tot het totaal bedrag per btw-tarief op voorwaarde dat de factuur (of de bijlage die een onderdeel is van de factuur) een volledige detaillering bevat.

    Dit kasticket, alsook de verplichte factuur, moeten worden uitgereikt aan de klant, en dit uiterlijk op de 15de dag van de maand volgend op die waarin de dienst plaatsvond. In het geval de factuur op elektronische wijze wordt uitgereikt, is het bovendien toegestaan dat het kasticket onder de vorm van een pdf-bestand, samen met de elektronische factuur, wordt uitgereikt aan de klant.

    Voorbeeld bedrijfsrestaurant

    Een cateraar verschaft dagelijks de maaltijden binnen een bedrijfsrestaurant. De prijs die de cateraar aanrekent aan het bedrijf hangt af van het aantal verkochte maaltijden gedurende de lopende maand. Naast de cateringdiensten, worden ook bijkomende diensten gefactureerd bv. personeels- en onderhoudskosten.

    Gezien de facturatieplicht kan de afwijkende regeling voor B2B-cateringdiensten worden toegepast. Op het einde van de maand, wanneer de prijs dus gekend is, wordt een kasticket van een geregistreerd kassasysteem aangemaakt. Het kasticket omvat ook de bijkomende personeels- en onderhoudskosten aangezien deze verband houden met het verstrekken van maaltijden  en dranken.

    Het kasticket, alsook de verplichte factuur, moeten uiterlijk de 15de dag van de maand na die waarin de handelingen werden verricht, uitgereikt worden. In het geval de factuur op elektronische wijze wordt uitgereikt, is het bovendien toegestaan dat het kasticket onder de vorm van een pdf-bestand, samen met de elektronische factuur, wordt uitgereikt aan de klant.

    Voorbeeld B2B catering

    Een cateraar verschaft een groot aantal cateringdiensten op locatie. Zijn klanten zijn voornamelijk belastingplichtigen, die vaak ook meerdere handelingen per maand afnemen.

    Gezien de facturatieplicht kan de afwijkende regeling voor B2B-cateringdiensten worden toegepast. Per belastingplichtige klant, wordt maandelijks een kasticket van een geregistreerd kassasysteem aangemaakt dat alle handelingen van de voorbije kalendermaand bevat.

    Het kasticket, alsook de verplichte factuur, moeten uiterlijk de 15de dag van de maand na die waarin de handelingen werden verricht, uitgereikt worden. In het geval de factuur op elektronische wijze wordt uitgereikt, is het bovendien toegestaan dat het kasticket onder de vorm van een pdf-bestand, samen met de elektronische factuur, wordt uitgereikt aan de klant.

    Bijzondere regels opeisbaarheid

    Particuliere klanten: incasseringsprincipe

    Wanneer (catering)diensten worden verricht voor een particulier, wordt de btw pas opeisbaar bij de incassering van de prijs, zelfs indien er vrijwillig gefactureerd wordt (z. artikel 22bis, § 3).

    Indien de klant nog niet betaald heeft op het einde van de aangifteperiode waarin het evenement plaatsvond, mag, bij het invullen van de btw-aangifte, de handeling in mindering worden gebracht van de omzet die resulteert uit de dagrapporten van het geregistreerde kassasysteem en het is dit resultaat dat opgenomen wordt in de btw-aangifte. In de aangifteperiode waarin de betaling wordt ontvangen, moet de handeling opnieuw bij de omzet resulterend uit de dagrapporten van het geregistreerd kassasysteem geteld worden om de btw-aangifte in te vullen. Dit kan trouwens steeds worden toegepast wanneer bij het invullen van de btw-aangifte blijkt dat de btw over de handelingen die in het geregistreerd kassasysteem dienden opgenomen te worden nog niet opeisbaar is.

    De dienstverrichter mag er evenwel voor opteren de btw te vroeg te voldoen aan de Schatkist, zodat bovenstaande correcties niet hoeven te gebeuren.

    Ontvangst van een voorschot

    Strikt genomen hoeft er geen kasticket van een geregistreerd kassasysteem te worden uitgereikt bij de ontvangst van een voorschot, omdat de levering van goederen nog niet heeft plaatsgevonden of de dienst nog niet voltooid is. De betaling van een voorschot maakt de btw echter opeisbaar en moet dus opgenomen worden in de btw-aangifte. Gezien de dagrapporten van het geregistreerde kassasysteem, het dagboek van ontvangsten vervangen, moet elk voorschot in het geregistreerde kassasysteem worden ingetikt. Op deze manier kan de omzet uit de dagrapporten van het geregistreerde kassasysteem, zonder correcties te moeten verrichten, opgenomen worden in de periodieke btw-aangifte.

    Het vormt op zich geen probleem dat voorschotten die werden betaald via overschrijving met enige vertraging worden geregistreerd in het geregistreerde kassasysteem, bv bij nazicht van de rekeninguittreksels, zolang de handeling wordt opgenomen in de btw-aangifte met betrekking tot de periode waarin het voorschot betaald werd.

    Het kasticket van het geregistreerde kassasysteem, dat wordt aangemaakt bij het intikken van het voorschot, moet worden uitgereikt aan de klant. Het is echter voldoende dat dit kasticket wordt uitgereikt samen met het kasticket van het geregistreerde kassasysteem dat de levering van de goederen of de voltooiing van de dienst vaststelt.

    Opmerking btw-tarief op voorschot

    Het btw-tarief van toepassing op een voorschot is, in principe, het normale tarief van 21 %. Hier mag enkel van worden afgeweken indien de belastingplichtige op het tijdstip van betaling van het voorschot de toepassing van een verlaagd tarief kan verantwoorden. Het bewijs van de toepassing van een verlaagd tarief op een deel van de maatstaf van heffing zou kunnen zijn dat het een all-in prijs betreft waarbij een verdeelsleutel toegepast wordt of nog wanneer het betaalde voorschot duidelijk verband houdt met de maaltijd, enz.

    Het inhouden van het voorschot wanneer de reservatie geannuleerd wordt, is een schadevergoeding en moet niet belast worden. Wanneer het voorschot reeds werd ingegeven in de kassa (met toepassing van btw), mag er dus een correctie gebeuren.

    Het aanrekenen van een 'no show-vergoeding' omdat de klant niet is komen opdagen wordt eveneens als een schadevergoeding beschouwd en moet overigens niet opgenomen worden in het geregistreerd kassasysteem. Deze vergoedingen mogen wel opgenomen worden, bijvoorbeeld wanneer dit organisatorisch eenvoudiger is.

    Facturatie

    Indien de klant een belastingplichtige of niet-belastingplichtige rechtspersoon is, dient naast het kasticket van het geregistreerde kassasysteem, steeds een factuur te worden uitgereikt, overeenkomstig artikel 53, § 2, eerste lid, van het Btw-Wetboek. Het uitreiken van een kasticket van een geregistreerd kassasysteem kan echter nooit het uitreiken van een factuur vervangen.

    Krachtens artikel 4, van het koninklijk besluit nr. 1, moet de factuur worden uitgereikt uiterlijk de 15de dag van de maand na het tijdstip van de levering, het verrichten van de dienst of de betaling van het voorschot.

    Deze factuur moet worden opgenomen in het uitgaande facturenboek, onder een opeenvolgende nummering. Bij het invullen van de btw-aangifte moet het bedrag van deze handeling in mindering worden gebracht van de totale omzet opgenomen in het geregistreerde kassasysteem zodat de handeling geen twee maal wordt opgenomen in de btw-aangifte.

    Het uitreiken van een kasticket van een geregistreerd kassasysteem kan dus nooit het uitreiken van een factuur vervangen. De factuur is een boekingsstuk dat in principe een belastbare handeling vaststelt. Het kasticket van een geregistreerd kassasysteem is net zoals de rekening of het ontvangstbewijs een controledocument, dat de uitvoering van een dienst vaststelt op het tijdstip waarop die dienst wordt verricht.

    Indien er een creditnota wordt uitgereikt voor een handeling die werd opgenomen in het geregistreerde kassasysteem, moet deze eveneens worden ingetikt in dit systeem. Het totaal van de ingetikte gegevens moet namelijk de horecaomzet correct weergeven. Bij het invullen van de btw-aangifte moet het bedrag van de creditnota opgeteld worden bij de totale omzet opgenomen in het geregistreerde kassasysteem zodat de creditnota geen twee maal wordt opgenomen in de btw-aangifte.

    Er kan worden toegestaan dat de factuur wordt uitgereikt onder de vorm van een kasticket, aangemaakt met het geregistreerde kassasysteem, nadat er een 'btw-kasticket' met behulp van het geregistreerde kassasysteem werd uitgereikt om te voldoen aan de verplichting van artikel 21bis, van het koninklijk besluit nr. 1. Ook hier kan de factuur nooit het kasticket van een geregistreerd kassasysteem vervangen en moet bovendien aan de volgende voorwaarden voldaan zijn:

    • het geregistreerde kassasysteem maakt eerst een kasticket aan, en kan pas daarna, op vraag van de gebruiker, ook een factuur aanmaken voor dezelfde handeling;
    • de factuur dient alle verplichte vermeldingen van artikel 5, van het koninklijk besluit nr. 1, te bevatten (waaronder de naam, het adres en het btw-identificatienummer van de klant);
    • de factuur bevat de vermelding 'Factuur', in plaats van 'Btw-kasticket';
    • de factuurtickets bevatten een aparte opeenvolgende nummering van het uitgaande facturenboek voor alle facturen uitgereikt met een geregistreerd kassasysteem, in combinatie met een verwijzing naar het nummer van het oorspronkelijke kasticket;
    • de gegevens van alle aangemaakte factuurtickets kunnen onder de vorm van een subboek voor uitgaande facturen uit het geregistreerde kassasysteem worden gehaald;
    • ook factuurtickets worden versleuteld en bewaard door het geregistreerde kassasysteem, waarbij de controlegegevens echter niet worden afgedrukt op het factuurticket.

    Dagboek van ontvangsten

    De belastingplichtige die gebruik maakt van een geregistreerd kassasysteem en voldoet aan alle daaromtrent opgelegde reglementering, is ontheven van de verplichting tot het houden van een dagboek van ontvangsten per bedrijfszetel zoals bedoeld in artikel 14, § 2, 3°, eerste lid, van het koninklijk besluit nr. 1. Wel moeten dagelijks de nodige rapporten met behulp van het geregistreerde kassasysteem worden aangemaakt (dagelijks financieel rapport en dagelijks gebruikers rapport, krachtens artikel 2, punt 5, van het koninklijk besluit van 30.12.2009 tot het bepalen van de definitie en de voorwaarden waaraan een geregistreerd kassasysteem in de horecasector moet voldoen).

    Indien deze belastingplichtige echter verschillende inrichtingen uitbaat, moet hij wel nog steeds het centralisatiedagboek bedoeld in artikel 14, § 2, 3°, vierde lid, van het koninklijk besluit nr. 1, houden. Bij het gebruik van een geregistreerd kassasysteem, moet het centralisatieregister verplicht digitaal worden gehouden (zie punt 24 van de beslissing nr. E.T.112.577 van 08.11.2007).

    Verschil met rekening of ontvangstbewijs

    Wanneer de drempel van 25.000 euro niet wordt overschreden, moet er een rekening of ontvangstbewijs bedoeld in artikel 22, § 1, eerste lid, 2°, van het koninklijk besluit nr. 1, uitgereikt worden voor het verschaffen van maaltijden en bijhorende dranken. In tegenstelling tot het kasticket van een geregistreerd kassasysteem, dient de rekening of het ontvangstbewijs dus niet voor alle verkopen van spijzen en dranken in de betrokken inrichting uitgereikt te worden.

    Voorbeeld

    Een bakker met verbruikssalon overschrijdt de drempel van 25.000 euro niet.

    Rekeningen of ontvangstbewijzen zoals bedoeld in artikel 22, van het koninklijk besluit nr. 1, dienen uitgereikt te worden, voor de maaltijden en dranken in het verbruikssalon, maar niet voor de verkopen in de bakkerij.

    Een rekening of ontvangstbewijs mag worden vervangen door een volledige factuur, voor zover deze factuur aan de klant wordt uitgereikt op het tijdstip waarop de dienst is beëindigd. Een kasticket van een geregistreerd kassasysteem kan nooit worden vervangen door een factuur.

    De rekeningen of ontvangstbewijzen moeten besteld worden bij een erkende drukker. De dubbels van de uitgereikte rekeningen en ontvangstbewijzen moeten worden bewaard. Dagelijks moeten de nummers van de rekeningen en ontvangstbewijzen die in de loop van de dag werden uitgereikt, genoteerd worden in het dagboek van ontvangsten.

    In een geregistreerd kassasysteem worden alle verrichte handelingen ingetikt. Het afgedrukte kasticket wordt uitgereikt aan de klant. Alle gegevens worden onveranderlijk bewaard in het geregistreerde kassasysteem. Er moet geen dagboek van ontvangsten meer gehouden worden. Wel moeten dagelijks de nodige rapporten met behulp van de kassa worden aangemaakt.

    Technische opstelling van een geregistreerd kassasysteem

    Gelet op het feit dat de invoering van de geregistreerde kassasystemen in de horecasector een antifraudemaatregel is, spreekt het voor zich dat pogingen om bepaalde handelingen niet op te nemen in het geregistreerde kassasysteem, niet zijn toegestaan.

    Een geregistreerd kassasysteem:

    • is een apparaat dat gebruikt wordt voor de registratie van uitgaande handelingen;
    • waarborgt de onveranderlijkheid van de ingebrachte gegevens;
    • bewaart alle ingebrachte gegevens (met inbegrip van alle boekingen: bestellingen, terugnames, wijzigingen,  …) in een elektronisch journaal of journaalbestand;
    • is uitgerust met een module die deze gegevens ontvangt, controlegegevens aanmaakt, alle relevante data opslaat.

     

    In het geval een belastingplichtige gebruikt maakt:

    • van een bestaand of nieuw kassasysteem waarin alle bestellingen gedetailleerd worden ingebracht met een functionaliteit van tafelbeheer en/of om de keuken/bar aan te sturen en  bovendien;
    • van een ander kassasysteem waarin deze boekingen worden hernomen voor het louter afdrukken en uitreiken van een kasticket overeenkomstig artikel 21bis, van het koninklijk besluit nr. 1,

     

    dienen beide kassasystemen de beveiligingen van een geregistreerd kassasysteem te bevatten. De uitgaande handelingen worden immers initieel geregistreerd in het eerste systeem en getransfereerd naar het tweede systeem.

    Er wordt bovendien op gewezen dat alle gebruikte kassasystemen, alsook de gegevens die erin opgeslagen worden, moeten bewaard worden door de belastingplichtige overeenkomstig artikel 60, van het Btw-Wetboek.

    Voor een uitgebreide technische toelichting van het geregistreerde kassasysteem en het koninklijk besluit van 30.12.2009 ter bepaling van de definitie en de voorwaarden waaraan een geregistreerd kassasysteem in de horecasector moet voldoen, wordt verwezen naar de circulaire AAFisc nr. 33/2016 (nr. E.T. 124.747) dd. 08.11.2016.

    Lees meer
  • Administratieve formaliteiten in geval van technische problemen
    In geval van technische problemen met de VAT Signing Card (VSC)
    In geval van technische problemen met de Fiscal Data Module (FDM)
    In geval van technische problemen met het kassasysteem

    Administratieve formaliteiten in geval van technische problemen

    Vanaf de ingebruikneming van het geregistreerde kassasysteem, moet de belastingplichtige, op de plaats waar het geregistreerde kassasysteem is geïnstalleerd, in het bezit zijn van een voorraad rekeningen of ontvangstbewijzen als bedoeld in artikel 22, van het koninklijk besluit nr. 1 (artikel 21bis, § 4, tweede lid, van het koninklijk besluit nr. 1).

    Ingeval de werking van het geregistreerde kassasysteem om welke reden ook is verstoord is de belastingplichtige ertoe gehouden een rekening of een ontvangstbewijs uit te reiken (art. 21bis, § 4, derde lid, van het koninklijk besluit nr. 1).

    Teneinde te garanderen dat een belastingplichtige die gebruik maakt van het geregistreerde kassasysteem (verplicht of vrijwillig) ten allen tijde aan zijn fiscale verplichtingen kan voldoen, dient hij voor elke periode waarin zijn geregistreerd kassasysteem niet kan functioneren, krachtens artikel 21bis, § 5, van het koninklijk besluit nr. 1, als volgt te handelen:

    • hij bewaart een voorraad rekeningen of ontvangstbewijzen op de locatie waar zijn geregistreerd kassasysteem is opgesteld. Deze voorraad moet voldoende groot zijn, rekening houdend met de omvang van zijn economische activiteit. Deze voorraad moet aanwezig zijn vanaf de datum van ingebruikname van zijn geregistreerd kassasysteem;
    • Hij brengt het GKS-team van de FOD Financiën, binnen de 7 kalenderdagen op de hoogte van de technische problemen met zijn geregistreerd kassasysteem door het versturen van een e-mail naar secr.gksce@minfin.fed.be. Hij vermeldt hierin kort de aard van het probleem en de datum en uur vanaf wanneer er geen correct kasticket door het geregistreerde kassasysteem meer kon worden uitgereikt. In geval het defect reeds is opgelost bij de verzending van deze mail, vermeldt hij eveneens de datum en het uur vanaf wanneer hij opnieuw correct kastickets kon uitreiken met zijn geregistreerd kassasysteem, de hoeveelheid rekeningen of ontvangstbewijzen die werden uitgereikt en de begin- en eindnummers van de uitreikte rekeningen of ontvangstbewijzen. In het geval het defect nog niet is opgelost bij de zending van de eerste mail maken deze gegevens het voorwerp uit van een afzonderlijke mail;
    • in elk geval van technische problemen, waardoor geen correct kasticket met het geregistreerde kassasysteem kan worden uitgereikt, moet er een rekening of ontvangstbewijs worden uitgereikt voor het verschaffen van maaltijden en van dranken die bij die maaltijden worden verbruikt. Er wordt opgemerkt dat tijdens de noodprocedure het uitreiken van een rekening of ontvangstbewijs niet kan vervangen worden door het uitreiken van een factuur, zelfs niet wanneer de factuur wordt uitgereikt  wanneer de dienst is verricht of op het tijdstip van de levering.

     

    Technische onderbrekingen moeten steeds gemeld worden. Indien deze procedure niet correct en volledig wordt gevolgd, wordt de betrokken belastingplichtige geacht geen controledocument te hebben uitgereikt.

    In geval van technische problemen met de VAT Signing Card (VSC)

    De belastingplichtige meldt onverwijld elk slecht functioneren van de aan hem bedeelde VSC en vraagt de FOD Financiën om vervanging ervan. Zowel de aanvraag als de buitengebruikstelling van een VSC gebeurt via de webapplicatie (website FOD Financiën financien.belgium.be > E-services > Registratiemodule Geregistreerd Kassasysteem) Ondertussen past hij de procedure toe zoals hierboven vermeld.

    Van zodra de belastingplichtige zijn nieuwe (vervangende) VSC van de FOD Financiën heeft ontvangen, dient hij deze onverwijld in de FDM in te brengen, waarbij éénmalig de activatie met pincode dient te gebeuren.

    De VSC wordt beschouwd als een stuk met betrekking tot de uitgeoefende werkzaamheid dat, gelet op artikelen 60 en 61, van het Btw-Wetboek, moet bewaard worden gedurende de normale wettelijke periode en moet voorgelegd worden op ieder verzoek van de controlerende ambtenaar.

    In geval van technische problemen met de Fiscal Data Module (FDM)

    De belastingplichtige brengt de administratie onverwijld op de hoogte van de buitengebruikstelling van een FDM, alsook van de ingebruikname van een nieuwe FDM via de webapplicatie (website FOD Financiën financien.belgium.be > E-services > Registratiemodule Geregistreerd Kassasysteem).

    Gelet op artikelen 60 en 61, van het Btw-Wetboek, dient de belastingplichtige alle gegevens opgeslagen in de FDM gedurende de normale wettelijke periode te bewaren. Hij dient hiertoe de volledige FDM blijvend te bewaren.

    Om technische analyses door verdeler/producent (al of niet in het kader van de wettelijke garantiebepalingen) evenwel mogelijk te maken, wordt toegestaan dat de FDM wordt verwijderd van de oorspronkelijke plaats van opstelling, indien hierbij voldaan wordt aan volgende voorwaarden:

    • de belastingplichtige neemt zelf via activering (inbrengen van SD kaart) van poort 3 een (automatische) volledige kopie van de gegevens en bewaart deze SD kaart met de gegevens voor de voormelde periode en;
    • de belastingplichtige behoudt de defecte FDM op de exploitatiezetel voor een periode van één maand, teneinde de administratie toe te laten zelf een kopiename te verrichten, indien zij dit wenselijk acht.

     

    Ondertussen past hij de procedure toe zoals hierboven vermeld.

    In geval van technische problemen met het kassasysteem

    In dit geval is de belastingplichtige in de onmogelijkheid om enige transactie  via zijn geregistreerd kassasysteem te registreren (d.w.z. het inbrengen van PLU-gegevens en/of het afdrukken van een geldig kasticket). Het oplossen van dergelijke problemen behoort tot de werkrelatie tussen de belastingplichtige en de verkoper/verdeler van zijn kassasysteem.

    Lees meer