Avis important concernant les applications servant à passer des commandes

Publication date: 
16/09/2020 - 15:15
La crise du coronavirus a stimulé le développement et la commercialisation d’applications servant à passer commande dans le secteur horeca. Les applications sont présentées comme un remplacement « pour faire face au COVID-19 » des cartes des menus et/ou de la prise de commandes par le personnel. Par exemple, en scannant un code QR posé sur la table avec son smartphone et en fonction de l’application, le client peut consulter la carte des menus, passer une commande et même payer.


De telles applications doivent être considérées, selon l’article 1er de l'AR du 30 décembre 2009, comme un système de caisse enregistreuse si elles « enregistrent des opérations sortantes ».

C’est toujours le cas dans chacune des situations suivantes :

  • sur les tickets des imprimantes de bars et/ou de cuisines ou sur l’écran/tablette de l’exploitant, outre le nombre et la description de l’article, on mentionne aussi les prix,
  • le client peut régler sur la base des tickets précités ou après avoir consulté l’écran/la tablette de l’exploitant,
  • le client  peut régler directement via l’application.

Si l’app se limite à montrer la carte du menu et que l’utilisation de l’app n’offre pas la possibilité de régler le service du restaurant, elle n’est alors pas considérée comme un système de caisse.

Pour les commerces horeca qui relèvent de l’obligation d'un SCE, cela signifie que l’app qu'ils utilisent

  • soit qu’elle doit être certifiée comme système de caisse enregistreuse (SCE) et qu’elle doit communiquer avec la boîte noire (FDM)
  • soit qu’elle communique directement avec leur SCE existant (intégration par le biais d’API).

Cette dernière option est déjà supportée par quelques apps et producteurs de caisses et est fortement recommandée.

L’utilisation d'une app qui peut être considérée comme un système de caisse enregistreuse (voir ci-dessus) et qui n’est pas certifiée comme SCE ou qui ne communique pas  avec un système SCE existant peut donner lieu à une amende administrative d’au moins 1.500 euros (ou  3.000 euros si une fraude réelle est constatée dans ce cadre).

Cette intégration doit être présentée pour certification par le producteur de caisses auprès de la team SCE du SPF Finances, mais est alors naturellement en vigueur pour tous les commerces horeca qui en font usage.

Enfin, il est rappelé qu’à la fin du service de restauration, le client doit TOUJOURS recevoir un ticket de caisse TVA dressé par un SCE. Cela signifie que les commandes soumises via une application, qui remplit effectivement les conditions ci-dessus, mais n’est pas intégrée au SCE, doivent être saisies manuellement dans le SCE.

En outre, les données numériques originales de l’application doivent être conservées conformément à l’obligation générale de conservation en matière de TVA (article 60 du CTVA) et doivent pouvoir être présentées par l’exploitant lors d’un contrôle fiscal (article 61 du CTVA).