Introduction & enregistrement

  • Que se passe-t-il si je travaille avec un SCE et que la forme juridique de mon commerce change?

    L'accomplissement des obligations d'enregistrement du SCE permet que chaque composant individuel du SCE soit attribué à une entreprise (c.-à-d. à un numéro de TVA) à un endroit précis. Supposons que vous gériez aujourd'hui votre restaurant comme une entreprise individuelle et utilisiez un SCE. L'année prochaine, vous décidez de convertir votre entreprise individuelle en SPRL. Vous souhaitez bien entendu continuer à utiliser le SCE que vous utilisiez dans votre entreprise individuelle. La seule différence est que le SCE ne sera plus utilisé par l'entreprise individuelle mais par la SPRL.

    L'utilisation d'un SCE implique que vos ventes sont conservées dans une série ininterrompue et qu'elles le demeurent, même si vous modifiez la forme juridique de votre entreprise au cours de votre carrière. D'un point de vue pratique, ce changement ne pose aucun problème au niveau de l'utilisation d'un SCE, et ce pour les raisons suivantes :

    il est parfaitement possible d'être simultanément gérant de plusieurs entités juridiques. Afin de continuer à utiliser le SCE correctement, l'entreprise individuelle devra vendre le système à la SPRL
    les obligations d'enregistrement en matière de SCE ont un caractère administratif et n'ont pas d'influence sur l'utilisation effective du système dans votre commerce à partir du moment où le système est activé.

    Concrètement, cela fonctionne comme suit :

    Vous fondez une SPRL mais ne supprimez pas encore votre entreprise individuelle. Vous disposez de 2 numéros de TVA. Le premier pour l'entreprise individuelle et le second pour la SPRL.
    Veillez à avoir également le rôle de mandataire légal pour la SPRL.

    Vous vous connectez au module d'enregistrement SCE. Chaque numéro de TVA sous lequel sont exercées des activités horeca dispose d'un compte dans l'application.
    Etant donné que vous êtes maintenant représentant légal de 2 entreprises, un choix entre ces deux entreprises apparaît dans l'application avant de se diriger vers le bon compte.
    Vous souhaitez transférer le SCE vers la SPRL, donc vous vous connectez d'abord en tant qu'entreprise individuelle.

    • Vendez à la fois la caisse et le FDM à votre SPRL
    • Quittez l'application

     

    Connectez-vous à nouveau en tant que SPRL

    • Acceptez la livraison de la caisse et du FDM que vous venez, en tant qu'entreprise individuelle, de vendre à votre SPRL
    • Liez la caisse et le FDM
    • Demandez maintenant votre VSC pour la SPRL
    • Déconnectez-vous

    Dans l'attente de la réception de votre nouvelle VSC au nom de votre SPRL, vous continuez à travailler avec le SCE activé grâce à la VSC attribuée à votre entreprise individuelle.

    Lors de la réception de la nouvelle VSC, vous retirez la VSC de l'entreprise individuelle du FDM. Vous la remplacez par la VSC de votre SPRL et réactivez le SCE avec les codes de la SPRL reçus avec la VSC. A partir de ce moment, toutes les opérations du SCE sont enregistrées au nom de votre SPRL.

    Vous renvoyez la VSC désactivée au service compétent à l'adresse suivante :

    SPF Finances /Groupe de travail SCE
    Bâtiment North Galaxy - Tour A27
    Boulevard du Roi Albert II, 33, boîte 484
    BE - 1030 Schaerbeek

    C'est maintenant à vous de décider si vous supprimez l'entreprise individuelle ou si vous lui attribuez un autre rôle.

    Lisez ici où obtenir le rôle de mandataire légal

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  • Des problèmes avec l'application SCE?

    Veuillez contacter notre service d’aide ICT au numéro 0257 257 57 et choisissez l’option 2 : problème technique.

    Il vous aidera avec plaisir.

    Ce service est à votre disposition chaque jour ouvrable entre 8h et 17h.

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  • Où trouver le module d'enregistrement SCE?

    Vous pouvez vous connecter via :

    • Le E-service système de caisse enregistreuse du SPF Finances via www.finances.belgium.be > E-services > Système de caisse enregistreuse
    • Le lien Module d'enregistrement SCE pour les exploitants horeca dans le menu sous "enregistrement"
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  • Qui au sein de l'entreprise a accès au module d'enregistrement?

    L'accès au module d'enregistrement s'effectue via votre e-ID ou token citoyen.

    Seule la personne qui a un rôle de représentant légal pourra avoir accès au module d'enregistrement et remplir l'obligation d'enregistrement.

    Consultez la BCE pour savoir qui sont les représentants légaux de votre entreprise. Le Tribunal de commerce est responsable de l'assignation et de changer le rôle de représentant légal d'une société.

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  • Comment se déroule la procédure d'enregistrement pour l'exploitant horeca?

    Vous devez vous enregistrer en ligne en tant qu'utilisateur de SCE.

    Cet enregistrement se déroule comme suit :

    • Veillez à avoir votre carte d'identité et votre numéro de TVA à portée de main
    • Accédez à l'application d'enregistrement
    • Vous arriverez immédiatement dans votre compte personnel.
    • Complétez les données de votre compte personnel dans l'application.
    • Enregistrez vos établissements horeca dans lesquels vous souhaitez ou devez utiliser un SCE.

    Par retour de mail, vous recevrez de notre part la date ultime d'installation de votre SCE en 2015. Un SCE devra dès lors être en activité dans votre commerce au plus tard à cette date.

    Dès que vous activez votre SCE, vous pouvez bénéficier de la réduction des cotisations pour vos employés, à compter du premier jour du trimestre qui suit la date de mise en service du SCE.

    Vous trouverez les démarches administratives que vous devez ensuite entreprendre vis à vis de l'ONSS afin de bénéficier de la réduction des cotisations via ce lien vers le site de nos collègues de l'ONSS.

    • Commandez les composants de SCE dont vous avez besoin auprès de votre revendeur.

    Le Fiscal Data Module (FDM) en fait toujours partie. Quant au système de caisse, cela dépendra du fait que votre système actuel puisse ou non être adapté aux caractéristiques du modèle certifié.

    • Dès que votre revendeur disposera du produit, il enregistrera les composants en question dans la même application en ligne.

    Par conséquent, le numéro de série de chaque composant SCE de votre système apparaîtra dans votre compte. Demandez à votre revendeur de vous informer de l'enregistrement de vos composants.

    • Confirmez la livraison des différents composants via l'onglet "appareils"
    • Faites le lien entre le FDM et la (les) caisse(s)
    • Commandez votre VAT Signing Card (VSC)

    Cette carte est le denrier composant SCE dont vous avez besoin. Cette carte vous permet d'activer votre Fiscal Data Module (FDM). L'activation du FDM signifie l'activation du SCE dans son entièreté.

    Endéans la semaine qui suit votre demande de VSC, vous recevrez deux courriers. Le premier contiendra la carte VSC et les instructions d'activation. Le second contiendra le code PIN dont vous avez besoin afin d'activer le SCE.

    Téléchargez ici le manuel d'utilisateur qui vous guidera lors de chaque étape de votre procédure d'enregistrement.

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  • A quelles fins l'exploitant horeca utilise-t-il le module d'enregistrement SCE?

    Dans un premier temps, vous utilisez l'application afin de remplir votre obligation d'enregistrement liée à la mise en service d'un SCE. A cette fin, vous enregistrez les informations suivantes dans votre compte :

    les établissements de votre entreprise dans lesquels un SCE a été installé.
    Etant donné que le module d'enregistrement utilise les données de la BCE, il est primordial que vos établissements soient correctement enregistrés dans la BCE.  Pour cela, vous vous adressez à un guichet d’entreprise.  Vous avez accès à un aperçu des guichets d'entreprise et à leurs coordonnées sur le site du SPF économie, via ce lien.

    • vous confirmez les composants SCE installés dans votre commerce par votre distributeur via la rubrique "accepter livraison".
    • Vous procédez à cette confirmation après avoir comparé les numéros de série des appareils livrés avec les numéros de série de chaque composant SCE qui vous a été attribué dans le module d'enregistrement par votre fournisseur;
    • pour chaque établissement, vous liez le FDM livré à la caisse livrée;
    • en demandant une VSC, vous liez dans les faits tous les composants SCE à l'établissement concerné de votre entreprise.

    L'obligation d'enregistrement comprend de surcroit la gestion des composants SCE individuels à l'avenir. Cela implique que vous enregistriez les informations suivantes pour chaque composant SCE séparément :

    • la vente;
    • la mise hors service.
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  • A partir de quand puis-je demander une carte VSC?

    L'application en ligne au moyen de laquelle vous pouvez demander une carte VSC est disponible depuis le 01.12.2013.

    La demande d'une VSC constitue la toute dernière étape de votre procédure d'enregistrement, et n'est possible qu'après que :

    • votre fournisseur ait effectivement placé une caisse et un FDM dans votre commerce et que vous puissiez dès lors comparer les numéros de série des appareils livrés avec ceux que votre fournisseur vous a attribués dans le module d'enregistrement ;
    • vous ayez accepté la livraison dans le module d'enregistrement ;
    • que vous ayez lié la caisse et le FDM l'un à l'autre dans le module d'enregistrement.
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