Comment utiliser le SCE pour des services de restauration, des événements, des activités horeca en extérieur,…?

16/12/2014

Aspect : Moment de délivrance du ticket de caisse

Le ticket SCE doit être délivré lors de l'achèvement de la prestation de services ou de la livraison de biens.

Dans le cas d'un service de restauration, le ticket SCE doit dès lors en principe être délivré à l'issue de l'événement. Ceci n'est cependant pas toujours possible d'un point de vue pratique. C'est pourquoi l'administration accepte le régime dérogatoire suivant.

 
Aucun ticket SCE ne doit être délivré lors de l'achèvement du service lorsque ce n'est pas possible d'un point de vue pratique, à condition que :

  • l'opération ait été enregistrée à l'avance dans le SCE à concurrence du montant de l'offre, du bon de commande ou de sa valeur estimée ;
  • les corrections éventuelles soient ensuite enregistrées dans le SCE, comme première opération après l'événement ;
  • les deux tickets de caisse soient délivrés au client, le cas échéant accompagnés de la facture, et au plus tard le 15ème jour du mois qui suit celui au cours duquel le service de restauration a eu lieu.

Exemples : Acomptes et régime dérogatoire optionnel restauration

Un traiteur reçoit un acompte de 300 EUR pour une fête de communion. Le traiteur encode l'acompte dans le SCE étant donné que la TVA est devenue exigible et que l'acompte doit être repris dans la déclaration à la TVA.

Le traiteur enregistre l'opération dans le SCE avant de partir pour la fête, à concurrence de la valeur du devis. Pour un devis de 1000 EUR, il y a lieu d'encore encoder 700 EUR, compte tenu de l'acompte déjà versé. La fête de communion est ainsi irrévocablement enregistrée dans le SCE.

Scénario 1:

Après la fête, le traiteur constate que le devis de 1000 EUR était correct. Il n'y a dès lors pas lieu d'apporter des corrections dans le SCE. Les deux tickets SCE ( de 300 et  de 700 EUR) doivent être délivrés au client, par exemple à la fin de la fête et au plus tard le 15ème jour du mois qui suit celui au cours duquel  le service de restauration a eu lieu. Etant donné que le client est un particulier, une facture peut être émise mais ce n'est pas obligatoire.

Scénario 2:

Le traiteur constate que plus de personnes que prévu sont présentes à la fête de communion, ce qui entraîne un supplément de 200 EUR. Après la fête, mais comme première opération suivante (par exemple le lendemain matin), le traiteur enregistre ces 200 EUR supplémentaires dans le SCE.

Les trois tickets SCE (de 300, 700 et 200 EUR) doivent être délivrés au client, au plus tard le 15ème jour du mois qui suit celui au cours duquel  le service de restauration a eu lieu. Etant donné que le client est un particulier, une facture peut être émise mais ce n'est pas obligatoire.

Attention!

Si une facture est émise en plus des tickets SCE, le montant de la facture doit être porté en diminution du chiffre d'affaires à reprendre dans la déclaration à la TVA. En effet, l'émission d'une facture a pour conséquence que l'opération est reprise deux fois dans le chiffre d'affaires : la première dans les rapports journaliers du SCE et la seconde dans le facturier de sortie.

Exemple réception et services supplémentaires

Un traiteur s'occupe, pour un assujetti, d'une réception comprenant des bouchées, des boissons et le service. Un prix forfaitaire a été fixé pour la réception qui doit durer un certain nombre d'heures prédéfini. Devront être ajoutées à ce montant les éventuelles heures supplémentaires de réception, ainsi que celles consacrées au chargement, déchargement et transport.

Une facture doit être établie pour le tout et elle sera présentée pour paiement au client.

Le régime dérogatoire pour les services de restauration peut  à nouveau être appliqué. L'événement est encodé à l'avance dans le SCE, sur base du devis. L'encodage des suppléments (heures de réception supplémentaires et heures prestées pour le chargement, déchargement et transport) dans le SCE est la première opération qui suit la réception.

Etant donné que le client est un assujetti, une facture doit être émise. Son émission ne doit cependant avoir lieu qu'au plus tard le 15ème jour du mois qui suit celui au cours duquel l'opération a eu lieu. Les deux tickets SCE doivent également être délivrés endéans ce délai et, de préférence, en étant joints à la facture.

Attention!

Le montant de la facture doit être porté en diminution du chiffre d'affaires à reprendre dans la déclaration à la TVA. En effet, l'émission d'une facture a pour conséquence  que l'opération est reprise deux fois dans le chiffre d'affaires : la première dans les rapports journaliers du SCE et la seconde dans le facturier de sortie.

Exemple événement avec des tickets boisson

Vous êtes un exploitant de salle de fête qui est tenu d'utiliser un SCE. Dans votre salle se déroule un événement au cours duquel les boissons ne peuvent être obtenues que via des tickets boisson.

L'organisateur de l'événement vend les tickets aux personnes présentes. A l'issue de l'événement, vous globalisez tous les tickets boisson échangés et vous les portez en compte à l'organisateur. Bien qu'étant un particulier, l'organisateur désire recevoir une facture sur laquelle figurent ces tickets boisson.

Cette situation peut être considérée comme une activité de restauration pour laquelle le régime dérogatoire pour les services de restauration peut être appliqué. Un ticket d'une valeur égale au montant du devis (on a, par exemple, estimé que 5000 tickets seraient vendus), doit être confectionné. Après avoir compté les tickets, les corrections nécessaires sont encodées (seuls 4500 tickets ont, par exemple, été vendus). Les deux tickets doivent être délivrés au client, le cas échéant avec la facture.

Une facture peut toujours être émise, même si le client est un particulier. La facture ne peut toutefois jamais remplacer le ticket SCE, même si elle est émise au moment de l'achèvement du service.

Attention!

Si une facture est émise en plus des tickets SCE, le montant de la facture doit être porté en diminution du chiffre d'affaires à reprendre dans la déclaration à la TVA. En effet, l'émission d'une facture a pour conséquence que l'opération est reprise deux fois dans le chiffre d'affaires : la première dans les rapports journaliers du SCE et la seconde dans le facturier de sortie.

Exemple arrangement VIP en extérieur

Un dîner est organisé avec le match dans l'espace VIP d'un stade de football. La commande porte sur 480 personnes. Un prix forfaitaire a été fixé. Une heure avant le début du dîner, il y a une réservation supplémentaire pour 5 personnes.

Le régime dérogatoire pour les services de restauration peut être appliqué. Le devis pour les 480 personnes est encodé à l'avance dans le SCE. La première opération SCE après le dîner est l'encodage du supplément pour 5 personnes.

Si le client est un assujetti ou une personne morale non assujettie, une facture doit être émise. L'émission doit cependant avoir lieu au plus tard le 15ème jour du mois qui suit celui au cours duquel l'opération a eu lieu. Les deux tickets SCE doivent également être délivrés et, de préférence, être joints à la facture.

Autres questions liées au thème

  • Que mentionne le ticket SCE?
    • La mention « TICKET DE CAISSE TVA »
    • Le nom ou la dénomination sociale, l’adresse et le numéro de TVA de l’assujetti
    • La date et l’heure de délivrance
    • Le numéro d’ordre du ticket, provenant d’une série ininterrompue
    • L’identification de l’utilisateur
    • Les opérations enregistrées (description PLU, nombre, prix dû et référence au taux de TVA applicable sur ce prix), ce qui comprend aussi les opérations de correction (annulations, corrections, …), qui ne sont pas reprises sur un ticket distinct
    • La base d’imposition par taux de TVA applicable
    • Le montant de la TVA due
    • La ristourne et les montants remboursés
    • L’identification de la caisse, si l’assujetti utilise plusieurs caisses
    • L’algorithme créé par le système de caisse sur base de l’ensemble des données PLU du ticket

    Ces mentions seront générées automatiquement par le SCE.

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  • Que fait un SCE?

    Le module de contrôle reçoit les données de toutes les opérations que vous encodez dans la caisse. Lors de l’établissement de l’addition, la smartcard verrouille les données. Une signature digitale est générée et est imprimée sur le ticket SCE. Toutes les données sont conservées dans le module de contrôle.

    Toute tentative de modification des données dans le module de contrôle sera détectée lors du contrôle des séries de données.

    Cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas rectifier d’erreur. Il est tout à fait possible, via votre gestion de table, d’effacer des données encodées par erreur, de changer des données ou de modifier des commandes si le client change d’avis.

    Tous les changements et suppressions apportés à la commande seront toutefois enregistrés dans le module de contrôle. Ils seront par conséquent, visibles sur le ticket SCE du client.

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  • Qu’est-ce qu’un SCE?

    Un SCE se compose d’une caisse, d’un module de contrôle et d’une carte personnalisée.

    La dénomination exacte de la carte est Vat Signing Card (VSC). Dans le langage courant, vous entendrez également parler de ‘la smartcard’.

    Ce n’est qu’avec cette carte insérée dans le module de contrôle que vous aurez un système opérationnel.

    Vous voulez savoir où acheter un tel système?
    Vous voulez savoir comment obtenir  votre smartcard?

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  • Comment encoder des bons Bongo, des chèques- cadeaux, des menus tout compris, etc dans le SCE?

    Chèques cadeaux et bons

    Lorsque vous vendez les dénommés Multi-Purpose Vouchers (MPV), vous ne savez pas à l’avance ce que le client va acheter avec ce bon.

    Par conséquent, vous ne pouvez pas encoder ce chèque-cadeau dans le SCE au moment de la vente.  Vous ne pouvez pas non plus reprendre le bon vendu dans la déclaration à la TVA.

    Ce n'est que lorsque le chèque est échangé que vous connaissez la répartition du montant de celui-ci par taux de TVA. C'est à ce moment-là que vous encodez l'opération dans le SCE et la reprenez dans la déclaration à la TVA

    Menus « all-in » : répartition du prix du menu par taux de TVA

    Si pour les menus, vous travaillez avec des prix globaux qui comprennent à la fois les boissons et la nourriture, vous pouvez ventiler le prix global du menu.

    Si vous ne souhaitez pas effectuer une telle ventilation, l'ensemble doit être taxé au taux de TVA applicable le plus élevé.

    Menu standard de type « all-in » avec trois plats ou plus

    Conformément aux dispositions de la décision E.T. 117.557 du 23 décembre 2009, l'administration admet l'application d'un coefficient de 35% pour les boissons.

    Attention !

    Ce prorata ne vaut pas pour les autres formules « all-in » qui, par exemple, comprennent aussi des boissons fortes et du champagne ou toutes les boissons après minuit.

    Ce coefficient n'est, en outre, pas obligatoire. Tant que vous pouvez justifier la répartition par taux de TVA opérée au moyen de documents de preuve, vous pouvez vous écarter de ce coefficient.

    Exemple :

    Prix global du menu = 50 euros TVA comprise
    Vous encodez dans le SCE :
    Boissons menu à 21% TVA = 17,5 euros TVA comprise
    Repas menu à 12 % TVA = 32,5 euros TVA comprise

    Autres menus

    Vous devez ventiler le menu de façon à ce que les boissons fournies correspondent à leur valeur normale, soit le prix que le client devrait normalement payer s'il les prenait séparément.

    Si tous les composants du menu sont également disponibles séparément, le menu peut ainsi être aisément ventilé.

     Si une réduction est accordée sur le menu par rapport à la consommation de ses composants séparément, la réduction doit être appliquée à tous les composants du menu de manière proportionnelle.

    Réductions diverses

    Les réductions doivent être enregistrées dans le SCE comme ligne d'activité séparée.

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  • Le système est-il utilisable par les personnes affectées d'un handicap de la vue?

    Toutes les aides actuellement disponibles sur le marché pour les personnes affectées d'un handicap de la vue, et qui sont destinées à leur permettre d'utiliser une caisse, sont compatibles avec un SCE.

    Parlez-en avec votre distributeur lors de l'acquisition ou de l'adaptation de votre système.

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  • Que dois-je faire lorsque le moment de la délivrance du ticket SCE ne coïncide pas avec celui de l’exigibilité de la taxe?

    Clients particuliers : principe de l’encaissement

    Lorsque les services (de restauration) sont effectués pour un particulier, le TVA n’est exigible que lors de l’encaissement du prix, même en cas de facturation volontaire.

    Si le client n’a pas encore payé à la fin de la période de déclaration au cours de laquelle l’évènement a eu lieu, pour déterminer le montant du chiffre d’affaires qui doit être repris dans la déclaration à la TVA, l’opération peut être portée en diminution du chiffre d’affaires résultant des rapports journaliers SCE.

    Pour la période de déclaration au cours de laquelle vous avez reçu le paiement, vous devez,  pour déterminer le montant du chiffre d’affaires qui doit être repris dans la déclaration à la TVA, ajouter l’opération au chiffre d’affaires  résultant des rapports journaliers SCE.

    Vous pouvez également décider de verser la TVA au Trésor de manière anticipée.  Dans ce cas, les corrections précitées n’ont pas lieu d’être.

    Réception d’un acompte

    Au sens strict, aucun ticket de SCE ne doit être délivré lors de la réception d’un acompte étant donné que la livraison de bien n’a pas encore eu lieu ou que la prestation de services n’est pas achevée.   Le paiement d’un acompte rend toutefois la TVA exigible et doit donc être repris dans la déclaration à la TVA.

    C’est pourquoi, tout acompte doit être enregistré dans le SCE.  Le chiffre d’affaires provenant des rapports journaliers du SCE peut ainsi être repris dans la déclaration à la TVA sans correction.

    Le ticket SCE généré lors de l’encodage de l’acompte doit être délivré au client.  Il est admis que le ticket soit délivré avec celui qui constate la livraison de biens ou l’achèvement du service.

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  • La smartcard est-elle liée à un établissement ou aux membres du personnel qui y travaillent?

    La smartcard est personnalisée par établissement car elle est liée au numéro de TVA de l'établissement.

    Elle est insérée dans le module de données fiscal et ne doit plus en être extraite une fois qu'elle est activée.

    Vous disposerez d'autant de smartcards que de modules de contrôle se trouvant dans votre établissement.

    Le nombre de membres du personnel d'une entreprise ne joue à aucun moment de rôle dans le cadre de la réglementation SCE.

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  • Que faire avec mes appareils périphériques, comme les handheld pockets?

    Si vos handheld pockets ont été reliés au réseau, cela ne pose aucun problème.

    Tout ce que vous encodez sur un appareil périphérique relié au réseau sera enregistré dans le module de contrôle.

    Demandez de l’aide à votre installateur pour relier votre appareil périphérique à votre réseau.

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  • Le module de données fiscal peut-il être virtuel, Peut-il se trouver "in the cloud"?

    Non.

    Le(s) module(s) de données doi(ven)t se trouver dans votre commerce.

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  • Le journal peut-il être sauvegardé sur un système de backoffice central ou doit-il être obligatoirement sur la caisse?

    Le journal électronique doit bien sûr être continuellement actualisé, mais peut être sauvegardé sur un système de backoffice.

    C'est sans importance pour l'administration car elle peut en tout temps vérifier l'exactitude des données grâce au module de données fiscal.

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  • Les rapports peuvent-ils être demandés à une base de données sur un système de backoffice central ou doivent-ils pouvoir être demandés sur la caisse?

    Vous pouvez les demander via le système central de backoffice.

    C'est sans importance pour l'administration car elle peut en tout temps vérifier l'exactitude des données grâce au module de données fiscal.

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  • Plusieurs caisses peuvent-elles être connectées à un seul module de contrôle?

    Cela dépend de votre système.

    En principe, chaque caisse dispose d'un module de données fiscal.

    Mais des systèmes basés sur des serveurs ont souvent un seul journal électronique global. Il doit être possible d’avoir un seul module de contrôle sur ces systèmes.

    Demandez plus d’informations à votre fournisseur.

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  • Une facture peut-elle remplacer un ticket SCE?

    Non.

    Toutes les activités horeca doivent être enregistrées au moyen d'un SCE. Afin de garantir que toutes les opérations sont encodées dans le SCE, le ticket SCE ne peut jamais être remplacé par une facture, et ce même dans le cas où cette dernière est émise au moment de l’achèvement du service.

    Même si vous délivrez une facture, vous devez toujours délivrer un ticket SCE.

    Vous devez reprendre cette facture dans votre facturier de sortie. Quand vous remplissez votre déclaration à la TVA, le montant de cette opération doit être porté en diminution du chiffre d'affaires total tel que repris par le SCE dans le module de données fiscal, afin que l'opération ne soit pas reprise deux fois dans votre déclaration périodique.

    Si votre client est un assujetti ou une personne morale non assujettie, vous êtes également tenu de délivrer une facture complète, en plus du ticket SCE, au plus tard pour le 15ème jour du mois qui suit celui au cours duquel la taxe est devenue exigible.

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  • Qu’en est-il de mes souches TVA une fois que j’utilise un SCE?

    Si vous délivrez un ticket SCE, vous ne devez plus délivrer de souche TVA papier. Il vaut mieux que vous conserviez les souches TVA dont vous disposez encore. Elles pourront être utiles en cas de problème technique.

    Que faire en cas de problème technique?

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  • Quelle est la différence entre travailler avec un ticket SCE ou avec une souche TVA?

    Une souche TVA ou un ticket SCE doit être délivré au client pour indiquer quelle opération a été effectuée et le montant de TVA acquitté sur celle-ci. Les souches TVA et les tickets SCE  servent donc de  documents de contrôle pour l’Administration.

    La souche TVA

    La souche TVA papier doit être commandée auprès d'un imprimeur agréé. Vous devez délivrer la souche TVA pour la fourniture de repas à consommer sur place et des boissons qui accompagnent ces repas. Les doubles des souches TVA délivrées doivent être conservés par vos soins. Vous tenez également un journal des recettes dans lequel vous inscrivez au jour le jour les numéros des souches TVA que vous avez délivrées au cours de la journée.

    La souche TVA papier peut être remplacée par une facture complète à condition que cette facture soit délivrée au client à l’achèvement du service. Le client doit donc quitter votre établissement avec la facture en poche.

    Le ticket SCE

    Toutes les activités horeca doivent être enregistrées au moyen d’un SCE.  Le ticket imprimé doit être délivré au client.  Afin de garantir que toutes les opérations ont été encodées dans le SCE, le ticket SCE ne peut jamais être remplacé par une facture, et ce même dans le cas où cette dernière est émise au moment de l’achèvement du service.

    Etant donné qu'un SCE enregistre et conserve toutes vos opérations, vous ne devrez plus délivrer de souche TVA ou tenir un journal des recettes. Si vous avez plusieurs établissements, vous devrez quand-même encore  tenir un journal centralisateur.   En outre, vous devrez établir des rapports quotidiens au moyen du SCE.  Grâce à ces rapports générés par la caisse, vous pourrez compléter votre déclaration à la TVA (déclaration mensuelle ou trimestrielle) plus facilement.

    Exemple

    Vous êtes un boulanger qui dispose d’un salon de consommation et au moins 25.000 euros de votre chiffre d’affaires provient de services de restaurant ou de restauration ?   Vous devez alors délivrer des tickets SCE pour toutes vos ventes, tant dans le salon de consommation que dans la boulangerie.

    Si vous n'atteignez pas les 25.000 euros, vous devez alors délivrer une souche TVA, mais uniquement pour les repas et les boissons y afférentes servis dans le salon de consommation. Pour ce que vous vendez dans la boulangerie, vous ne devez pas délivrer de  souche TVA.

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  • Que mentionne le ticket SCE?
    • La mention « TICKET DE CAISSE TVA »
    • Le nom ou la dénomination sociale, l’adresse et le numéro de TVA de l’assujetti
    • La date et l’heure de délivrance
    • Le numéro d’ordre du ticket, provenant d’une série ininterrompue
    • L’identification de l’utilisateur
    • Les opérations enregistrées (description PLU, nombre, prix dû et référence au taux de TVA applicable sur ce prix), ce qui comprend aussi les opérations de correction (annulations, corrections, …), qui ne sont pas reprises sur un ticket distinct
    • La base d’imposition par taux de TVA applicable
    • Le montant de la TVA due
    • La ristourne et les montants remboursés
    • L’identification de la caisse, si l’assujetti utilise plusieurs caisses
    • L’algorithme créé par le système de caisse sur base de l’ensemble des données PLU du ticket

    Ces mentions seront générées automatiquement par le SCE.

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  • Que fait un SCE?

    Le module de contrôle reçoit les données de toutes les opérations que vous encodez dans la caisse. Lors de l’établissement de l’addition, la smartcard verrouille les données. Une signature digitale est générée et est imprimée sur le ticket SCE. Toutes les données sont conservées dans le module de contrôle.

    Toute tentative de modification des données dans le module de contrôle sera détectée lors du contrôle des séries de données.

    Cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas rectifier d’erreur. Il est tout à fait possible, via votre gestion de table, d’effacer des données encodées par erreur, de changer des données ou de modifier des commandes si le client change d’avis.

    Tous les changements et suppressions apportés à la commande seront toutefois enregistrés dans le module de contrôle. Ils seront par conséquent, visibles sur le ticket SCE du client.

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  • Qu’est-ce qu’un SCE?

    Un SCE se compose d’une caisse, d’un module de contrôle et d’une carte personnalisée.

    La dénomination exacte de la carte est Vat Signing Card (VSC). Dans le langage courant, vous entendrez également parler de ‘la smartcard’.

    Ce n’est qu’avec cette carte insérée dans le module de contrôle que vous aurez un système opérationnel.

    Vous voulez savoir où acheter un tel système?
    Vous voulez savoir comment obtenir  votre smartcard?

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